Mit der Highlander-Aufgabe verlässlicher arbeiten

Grundlage hoher Zuverlässigkeit ist ein systematisches Zeitmanagement. Solange Sie nicht Ihre ultimativ knappe Ressource Zeit 100% im Griff haben, werden Sie immer wieder Schwierigkeiten haben, Versprechen einzuhalten. Dafür brauchen Sie vor allem einen Kalender und eine Aufgabenliste.

Im Kalender orientieren Sie sich mindestens einmal täglich über anstehende Termine. Auch ein Blick auf die Aufgabenliste kann dabei nicht schaden.

Vor allem entnehmen Sie jedoch der Aufgabenliste bei Bedarf eine zu erledigende Aufgabe. „Bei Bedarf“ bedeutet: Wenn Sie eine andere Aufgabe abgeschlossen und wieder Zeit für eine neue haben.

Kalender wie Aufgabenliste sollten Sie stets bei sich führen, um Versprechen sofort einzutragen, wenn Sie sie abgeben. Außerdem wollen Sie vorher mit ihnen prüfen, wie Ihre Auslastung ist. Vorsicht vor Überbuchungen!

Ob Sie einen oder mehrere Kalender bzw. Aufgabenlisten führen, ist eine Frage der persönlichen Arbeitsweise. Hier sehen Sie z.B. einige meiner Aufgabenlisten, die ich in Wunderlist führe.

Unter TODO sammle ich Aufgaben unterschiedlicher Dringlichkeit.

Unmittelbar sind Aufgaben, die ich am selben oder dem nächsten Tag erledigen sollte.

Gelegentliche Aufgaben hingegen sind nicht zeitlich gebunden und erfordern eher höheren Aufwand.

Laufende Aufgaben sind solche, die nicht mit einem Mal (z.B. an einem Tag) abgeschlossen werden können. Anders als gelegentliche sind sie mir jedoch sehr wichtig. Ich möchte sie konsequent voranbringen.

Der Einkaufszettel schließlich enthält stets die Dinge, die ich beim Supermarkt oder in der Stadt kaufen sollte. Wenn in der Küche das Spülmittel leer ist, weiß ich also genau, wo ich sofort für dessen Beschaffung einen Eintrag machen muss.

Aber dasselbe gilt natürlich auch für alles andere, das mir über den Weg läuft. Wenn ich etwas zu Erledigendes wahrnehme, gar jemandem ein Versprechen dazu gebe, dann trage ich es sofort in eine der ersten drei Listen ein.

Für Ideen gibt es dann weitere. Unter Schreiben stehen z.B. einige Listen, in denen ich Einfälle für Texte sammle. Das können Blog- oder Zeitschriftenartikel sein oder auch Übungsaufgaben für Softwareentwickler (Katas), die die Clean Code Developer School veröffentlicht.

Die Qual der Wahl

Mit weniger Systematik geht es nicht. Dennoch gibt es ein Problem. Das entsteht schlicht durch die Sammlung von Aufgaben in einer Liste. Hier die aktuellen Einträge in zweien meiner Aufgabenlisten:

Wenn ich nun z.B. am Nachmittag in meine Aufgaben schaue… dann bin ich überwältigt. So viel zu tun – so wenig Zeit. Natürlich kann ich Aufgaben in den Listen priorisieren: je wichtiger, desto weiter oben stehen sie. Dennoch muss ich mich durch mehrere Listen klicken und sehe zunächst einen ganzen Haufen Unerledigtes.

Das ist demotivierend.

Das erfordert Entscheidungsaufwand.

Aufgabenlisten sind gute Sammelbecken. Sie können sehr einfach etwas in sie hineinkippen, um es nicht zu vergessen.

Doch Aufgabenlisten sind keine guten Werkzeuge, um energievoll und systematisch voranzuschreiten. Denn solange Sie mehrere, gar viele Aufgaben in einer Liste sehen…

  • sinkt Ihnen der Mut,
  • müssen Sie sich zuerst entscheiden (statt schon loszulegen),
  • tendieren Sie zu bequemen Aufgaben.

Das dient alles nicht der verlässlichen Einhaltung von Versprechen.

Die Highlander-Aufgabe

Diese kontraproduktiven Effekte von Aufgabenlisten verschwinden jedoch, wenn Sie anders darauf schauen.

Beim Eintragen einer neuen Aufgabe sollten Sie die ganze Liste sehen. Das ist die Voraussetzung für eine korrekte Priorisierung der Aufgabe.

Wenn Sie allerdings die nächste Aufgabe „ziehen“ wollen… dann schauen Sie nicht auf die ganze Liste! Stattdessen lassen Sie sich lediglich die 1 Aufgabe mit der höchsten Priorität anzeigen. Das ist die Highlander-Aufgabe, denn für sie gilt: „Es kann nur einen geben!“

Sobald Sie priorisieren, ist es ganz natürlich, dass es zu jeder Zeit nur eine wichtigste/dringendste Aufgabe gibt. Die steht am Anfang der Aufgabenliste. Genau die ist zu erledigen, wenn wieder Zeit ist.

Wenn Sie nach einer Aufgabe suchen, werden Sie nicht mehr demotiviert, Sie müssen keine Entscheidung mehr treffen, Sie können sich nichts „in die Tasche lügen“. Sie haben mit der Highlander-Aufgabe schlicht keine Wahl mehr – und das ist gut so.

Wenn Sie anzupackende Aufgabe suchen, dann steht schon fest, welche das ist: die mit der derzeit höchsten Priorität, der Highlander. Die haben Sie beim Eintragen der letzten Aufgabe festgelegt oder bei einer „Pflegerunde“ ihrer Aufgabenliste. Es steht Ihnen ja jederzeit frei, die Einträge in einer Aufgabenliste neu zu priorisieren. Nur sollten die das eben nicht tun, wenn Sie eine neue Aufgabe beginnen wollen. In dem Moment sollte es schnell gehen, damit der innere Schweinehund erst gar keine Gelegenheit bekommt, sich zu rühren.

Mit Wunderlist lege ich mir die Highlander-Aufgabe über die dynamische Liste Wichtig vor:

Für die nächste Aufgabe schaue ich nicht bei Unmittelbar oder Laufend nach, sondern nur bei Wichtig. Damit weiß ich sofort, was ich angehen muss. Unter Wichtig bündelt Wunderlist listenübergreifend alle Aufgaben, deren Sternchen ich angeklickt habe.

Und warum sehen Sie im Bild mehrere Aufgaben? Meine Aufgabenlisten stehen für sehr unterschiedliche Kategorien von Aufgaben. In Unmittelbar sind kürzere, dringende Aufgaben, in Laufend sind es aufwändigere, wichtige. Und Bloggen ist etwas für Zwischendurch zur Entspannung 😉

In diesen Kategorien gibt es jeweils eine Highlander-Aufgabe. Aus der Übersicht wähle ich dann die, die zu meiner aktuellen Situation passt. Die wichtigste Frage dabei: Wie viel Zeit habe ich gerade für eine neue Aufgabe?

Ich treffe bei konkurrierenden Highlandern also eine Wahl nach der Form, nicht nach dem Inhalt. Damit ist sie viel einfacher als eine Wahl bei Ansicht aller Aufgaben.

Wunderlist ist kein perfektes Tool, um mit Highlandern zu arbeiten. So kann ich z.B. eine laufende Aufgabe wie „Katas nach WordPress“ nicht nur für heute abhaken. Sie würde dann ganz aus der Liste verschwinden, obwohl sie morgen ja wieder dran sein könnte als „Langläufer“.

Auch die Kategorisierung als wichtige Aufgaben passt nicht 100%. Eigentlich möchte ich keine Liste mit mehreren Highlandern aus verschiedenen Listen präsentiert bekommen; stattdessen würde ich gern wirklich nur 1 Aufgabe sehen. Erst wenn ich dann z.B. nach Ort oder Aufwand filtere, sollte die wechseln.

Aber nun gut, ich nehme vorlieb mit dem Tool, wie es ist und bastle um Imperfektionen herum. Die Wichtig-Markierung/Liste in dieser Weise zu gebrauchen, ist für mich derzeit gut genug. Das Hauptziel wird recht ordentlich erreicht: Wenn ich eine neue Aufgabe angehen will, dann sehe ich nicht eine oder mehrere umfangreiche Listen, sondern lediglich einen (oder eine kleine Zahl) Highlander.

So fällt es mir viel leichter, meine Versprechen verlässlich abzuarbeiten. Manche sind kurzfristig, manche brauchen dagegen Tage oder Wochen, während derer ich aber nicht ausschließlich an ihnen arbeite.

Bewusstes Multitasking

Wenn Sie genau hinschauen, dann sehen Sie, dass die laufenden Aufgaben alle in Klammern noch einen Zusatz haben, z.B. „(à 3 Katas)“ oder „(à 30 Minuten)“. Damit lege ich den minimalen Aufwand fest, den ich regelmäßig in sie investieren möchte. Das ist sozusagen mein Verhaltensversprechen.

Wenn ich z.B. Katas nach WordPress migriere, dann mache ich das mit mindestens 3 auf einmal. Oder ich scanne mindestens 30 Minuten, wenn ich damit an einem Tag anfange.

So sichere ich einen Fortschritt. Bei den Katas könnte ich zählen, wie viele Tage ich mit diesem minimalen Tagesaufwand brauche. Bei den Alben ist das ungewisser, weil der Scanaufwand sehr unterschiedlich ist. Deshalb lege ich für die Aufgabe auch nicht 1 Album als Tagesaufwand fest, sondern eine Zeitspanne/einen Aufwand.

Da alle laufenden Aufgaben so groß sind, dass ich sie nicht an einem Tag schaffe, gerate ich in ein Multitasking. Es gibt mehrere laufende Aufgaben, die offen sind und jeden Tag vorangebracht werden wollen.

Das ist nicht zu vermeiden, das mache ich also ganz bewusst. Und zwischen die laufenden Aufgaben streue ich unmittelbare. Oder umgekehrt: Ich arbeite pro Tag vor allem unmittelbare Aufgaben ab – und ab und an streue ich laufende Aufgaben dazwischen.

In jedem Fall kommen Aufgaben aus beiden Kategorien voran. Die Markierung als Highlander sichert dabei zu, dass ich keine Zeit mit Auswahl verschwende oder mir in die Tasche lüge, wenn ich zur nächsten Aufgabe wechsel.

Die Konzentration auf Highlander kann ich nur empfehlen. Klarheit und Fokus und Effizienz bei der Erfüllung von Versprechen werden befördert.

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