Produktivitätstipp des Tages: Zeit über Ergebnisse

Wenn Sie kaum wissen, wie Sie all Ihre Aufgaben schaffen sollen… dann wenden Sie den Blick ab vom Ergebnis. Denn auf das Ergebnis starren Sie dann gerade wie das Kaninchen auf die Schlange – oder wie Mowgli auf Raa.

(Aus Disney’s „Dschungelbuch“)

Die zu liefernden Ergebnisse hypnotisieren Sie. Die Ungewissheit, ob Sie auch zeitgerecht wie erwartet oder gar versprochen liefern können, stresst Sie. Sie empfinden massiven Druck. Das ist kein schöner Zustand, oder? Vor allem ist der dem „Schaffen“ nicht förderlich. Ich würde sogar sagen: Solange Sie auf das Ergebnis starren, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie alles schaffen, was Sie sich vorgenommen haben.

Doch wie geht es anders? Wie geht es entspannter? Vergessen Sie das „Schaffen“, tun Sie einfach!

Übernehmen Sie die Kontrolle

Wenn ich sage, Sie sollen den Blick vom Ergebnis abwenden, dann meine ich, Sie sollen loslassen, worüber Sie wenig oder gar keine Kontrolle haben. Ergebnisse in einem begrenzten Zeitraum verlässlich herstellen, ist etwas für absolute Profis, für Leute, die ständig unheimlich viel trainieren, für Leute, die vergleichbare Ergebnisse schon unendlich oft in ähnlicher Zeit hergestellt haben.

Ich will Ihnen nicht zu nahe treten, aber wenn Sie nicht gerade Bäcker sind und ihr tausendstes Brot backen, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie nicht wirklich, wirklich wissen, wie lange Sie brauchen, um ein von Ihnen gefordertes Ergebnis herzustellen.

Sie mögen eine grobe Idee haben, dass Ergebnis A im Rahmen von 2-3 Stunden, Ergebnis B im Rahmen von 8-12 Stunden und Ergebnis C im Rahmen von 24-40 Stunden herstellbar ist. So weit sind Sie „Profi“ oder ein solider Handwerker in Bezug auf das Ergebnis. Doch der Unsicherheitsfaktor ist immer noch 50% oder mehr. Wenn Sie 4 Aufgaben vom Typ A auf dem Zettel haben, könnte es sein, dass Sie die heute schaffen (4×2 Stunden = 8 Stunden) – es könnte aber auch sein, dass Sie morgen noch den halben Tag daran sitzen (4×3 Stunden = 12 Stunden = 8 Stunden + 4 Stunden).

Und worüber reden wir überhaupt? Wenn Sie 2-3 Stunden oder auch nur 20-30 Minuten für eine Aufgabe im Kopf haben, ist das der Aufwand (bzw. die Produktionszeit), ist das die Dauer (bzw. die Durchlaufzeit) oder ist das die Lieferzeit?

Die Dauer ist der Zeitraum von Beginn der Arbeit an einer Aufgabe bis zu ihrer Fertigstellung. Der Aufwand ist der Zeitraum, in dem Sie tatsächlich an einer Aufgabe arbeiten. Es gilt: Aufwand < Dauer.

Die Lieferzeit hingegen ist der Zeitraum vom Eintreffen des Auftrags bis zur Abgabe des Ergebnisses. Es gilt: Dauer < Liefereit.

Ein Beispiel: Ihr Chef kommt morgens um 8:00 Uhr mit einer Aufgabe zu Ihnen, deren Aufwand Sie auf 2-3 Stunden schätzen. Sie beginnen die Arbeit daran nach Inbox-Check und einem Kaffee um 9:00 Uhr. 1 Stunde konzentrieren Sie sich auf die Aufgabe, dann werden Sie jedoch für 30 Minuten unterbrochen. Anschließend wieder 1 Stunde konzentrierte Arbeit. Dann wieder eine 30minütige Unterbrechung. Nach der nochmals 30 Minuten Fokus auf die Aufgabe. Dann legen Sie 30 Minuten Mittagspause ein. Erst danach bringen Sie mit weiteren 30 Minuten die Aufgabe zu Ende. Ihrem Chef können Sie das Ergebnis allerdings erst um 16:00 Uhr vorlegen, da der bis dahin in Besprechungen sitzt.

Sie haben für die Aufgabe zwar „nur“ 3 Stunden Aufwand gehabt, d.h. reine Produktionszeit, und sind somit im geschätzten schlechtesten Zeitrahmen geblieben. Doch gedauert hat die ganze Aktion von 9:00 Uhr bis 14:00 Uhr; die Durchlaufzeit war mithin 5 Stunden. Und die Lieferzeit betrug sogar 8 Stunden.

Wenn das nächste Mal jemand um 8:00 Uhr zu Ihnen mit einer Aufgabe kommt und fragt „Wie lange?“, welche Zeit nennen Sie diesem Auftraggeber? Sehr wahrscheinlich ist das die Lieferzeit. Sie sagen: „Ich kann dir das Ergebnis um 16:00 Uhr vorlegen.“ Innerlich überlegen Sie jedoch, wie viel Aufwand Sie damit haben werden; Sie schätzen die Produktionszeit ab: „Hm… das ist nicht so schwierig. Wahrscheinlich ist das in 2 Stunden getan. Im schlimmsten Fall sind es 3 Stunden.“

Die Durchlaufzeit hingegen nehmen Sie sehr wahrscheinlich gar nicht in den Blick. Sie ahnen nur, dass die größer sein wird als die abgeschätzt Produktionszeit. Außerdem können Sie nicht sofort anfangen. Also schlagen Sie nochmal einen Prozentsatz drauf und machen ein Ergebnisversprechen nicht für in 3 Stunden, sondern eines für in 8 Stunden.

Läuft es ungefähr so bei Ihnen ab?

Ich jedenfalls kenne viele Menschen, die so planen.

Leider führt das meist aus dem Stand in den Stress. Der Fokus ist auf einem Ergebnis; es wurde ja ein Ergebnisversprechen abgegeben. Doch zu dem Zeitpunkt ist meistens unklar, was sonst noch so auf dem Zettel ist. Ganz davon zu schweigen, was noch dazwischenkommt im Tagesgeschäft.

Mit dem Ergebnisversprechen starren Sie auf den Liefertermin – und verlieren die Produktionszeit aus dem Blick. Und das nicht nur für eine Aufgabe, sondern auch für alle anderen, die schon in Ihrer Abarbeitungsschlange stehen oder sich in den nächsten Stunden in die einreihen.

Aus diesem Stress kommen Sie nur heraus, wenn Sie konsequent auf die Durchlaufzeit, die Dauer schauen. Sie müssen Ihren Fokus planen – dann wird sich das Ergebnis schon einstellen. Und zwar so früh wie es eben sein kann.

Nur über die Durchlaufzeit haben Sie Kontrolle. Sie bestimmen nur, wann Sie an welcher Aufgabe in welcher Dauer arbeiten. Selbst die Produktionszeit innerhalb dieser Durchlaufzeit kann Ihnen leicht entgleiten.

Schritt 1: Reservieren

Nehmen wir an, Sie haben 3 Aufgaben zu erledigen. Eine (M) dauert 2-3 Stunden, eine andere (S) 0,5-1 Stunde, die letzte (L) 5-7 Stunden.

Wenn alles superglatt läuft, ließen sich alle Aufgaben innerhalb eines 8-Stunden Tages abschließen. Sollten Sie davon aber ausgehen? Sicher nicht! Widerstehen Sie der Versuchung, Ihren Tag lückenlos zu planen. Sie sind kein Konzernboss und auch kein Spitzenpolitiker. Außerdem machen lückenlose Tage bei aller Effizienz keine Freude, finde ich. Der Mensch ist nicht für 8 Stunden dauerhafte Konzentration gemacht.

Planen Sie daher als allererstes Puffer in Ihren Tag ein. Gehen Sie von 40% Zeit aus, die Sie nicht vorab für irgendeine spezielle Aufgabe reservieren. Keine Angst, am Ende des Tages haben Sie diese 3,2 Stunden keine Langeweile gehabt. Irgendwas kommt immer dazwischen. Ihr Puffer wird aufgezehrt.

Wenn Ihnen 40% gar nicht vorstellbar sind, dann rechnen Sie mit 20%. Das sind bei 8 Stunden immer noch 1,6 Stunden oder ca. 90 Minuten.

Diesen Puffer reservieren Sie nun am Ende des Tages. Der planbare Teil des Tages erstreckt sich nicht mehr von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr, sondern nur noch von 9:00 Uhr bis 15:30 Uhr!

Schritt 1.1: Besprechungen

Allemal werden Sie sich unwohl mit 40% Puffer fühlen, wenn Ihnen von des Tages Arbeitszeit schon durch vereinbarte Besprechungen etwas gestohlen wird.

Reservieren Sie also in Ihrem Tag nicht nur Puffer am Ende, sondern auch andere Blöcke, über die Sie keine Kontrolle (mehr) haben.

Wenn schon klar ist, dass von 10:00 bis 10:30 Uhr eine Besprechung Ihre Aufmerksamkeit fordert, dann steht diese Zeit nicht mehr zur Aufgabenerledigung zur Verfügung. Das müssen Sie in der Tagesübersicht deutlich machen. Dito für eine nennenswerte Pause wie das Mittagessen.

Der Puffer am Ende ist nur für unvorhergesehene Verzögerungen gedacht.

Insgesamt bekommen Sie durch die Reservierungen eine Idee davon, was realistisch machbar ist. Während zunächst alle Aufgaben im günstigsten Fall erledigbar schienen, ist das nun nicht mehr so. 8 Stunden abzüglich Besprechung und Mittagessen und Puffer sind zusammengeschrumpft auf 5,5 Stunden netto. Das ist viel weniger als die minimal benötigten 7,5 Stunden für S, L, M. Schon nach dem Reservierungsschritt können Sie sich daher verabschieden von dem Wunschtraum, alles an einem Tag zu erledigen. Eine ernüchternde, aber auch klärende Erkenntnis, oder?

Schritt 2: Priorisieren

Wie erledigen Sie nun die Aufgaben S, M, L? Gar nicht! Nochmal: Wenden Sie den Blick ab vom Erledigen, vom Fertigstellen. Das haben Sie einfach nicht in der Hand.

Konzentrieren Sie sich darauf, was Sie wirklich kontrollieren können. Das ist zunächst die Reihenfolge, in der Sie an den Aufgaben arbeiten.

Welche Aufgabe wollen Sie zuerst angehen, welche danach, welche erst als Letzte?

Um es einfach zu halten: Arbeiten Sie die Aufgaben nach der Dringlichkeit ab. Wo ist der Nutzen am höchstens, wenn Sie termingerecht liefern? Wo ist der Schaden am größten, falls Sie nicht termingerecht liefern? (Dass es neben dem ewig Dringlichen auch noch Wichtiges gibt, lasse ich der Einfachheit halber hier unberücksichtigt. Sie haben erstmal genug damit zu tun, aus dem „Wegschaffen“-Modus herauszukommen.)

Für alle Aufgaben nehme ich an, dass die Erledigung für heute oder morgen zugesagt wurde. Andernfalls müssten Sie sich um ihre Erledigung noch nicht kümmern. Wenn Sie immer eine Menge „auf dem Zettel haben“, dann ist eine Aufgabe wie M, deren Ergebnis Sie erst in 2 Wochen liefern müssen, kein Thema für heute. (Eigentlich wäre hier eine Diskussion darüber angebracht, was eigentlich „dringend“ bedeutet. Doch ich überlasse das für den Moment mal Ihrem Gefühl.)

Also: S, M, L könnten heute alle geschafft werden, weitere mögen dazu kommen. Welche Aufgabe ist nun Dringendste? Sie müssen sich entscheiden.

Zum Glück müssen Sie aber auch nicht mehr tun. Sie müssen nur die eine im Moment Dringendste Aufgabe bestimmen. Machen Sie keinen weiteren detaillierten Plan, welche Aufgabe danach und danach dran ist. Mit einem solchen Plan würden Sie sich unnötig einengen.

Ob Sie einen ausführlichen Plan haben oder nicht: Sie schaffen am Tag immer dasselbe. Mit Plan wird der Tag ja nicht länger. Doch mit Plan machen Sie es sich schwerer, auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Im Laufe des Tages könnten Sie ja weitere Informationen gewinnen, die Einfluss auf die Dringlichkeit der verbleibenden Aufgaben haben. Dann müssten Sie Ihren Plan ändern.

Viel einfacher ist es hingegen, wenn Sie sich für die vor Ihnen liegende Zeit auf nur 1 Aufgabe konzentrieren: die unzweifelhaft in diesem Moment Dringendste. (Oder die, die Ihnen am meisten am Herzen liegt oder die, die Ihnen am meisten Spaß macht, oder die, bei der Sie sich am unsichersten fühlen. Bevor Sie viel Zeit in die Bestimmung der „objektiv“ dringlichsten Aufgabe versenken, wählen Sie einfach intuitiv.) Das ist Ihre Fokusaufgabe.

Für das Beispiel hier nehme ich einfach mal die Aufgabe M als die an, die momentan als die erscheint, die es wert ist, zuerst bearbeitet zu werden. Damit teilt sich der Haufen Ihrer Aufgaben: da ist einerseits die anstehende Aufgabe M und da ist andererseits der Rest.

Es gibt keinen 2. oder 3. Platz. Es gibt nur den 1. Platz, nur eine Gewinnerin im Wettbewerb um die Dringlichkeit.

Schritt 3: Zuweisen

Bevor Sie nun jedoch mit M beginnen noch eine weitere Überlegung: Wie viel Zeit wollen Sie der Fokusaufgabe geben?

Legen Sie vor Beginn der Arbeit an einer Aufgabe fest, wie lange Sie maximal daran arbeiten wollen – egal, ob Sie damit fertig werden oder nicht.

Es geht also um eine Dauer, keinen Aufwand! Über den Aufwand, der tatsächlich während dieser Dauer in die Aufgabe fließt, haben Sie nur bedingt Kontrolle. Im Idealfall füllen Sie die Dauer aber natürlich komplett mit Aufwand.

Aufgabe M ist mit 2-3 Stunden Produktionszeit geschätzt. Wollen Sie daher nun 2 oder 3 Stunden dafür reservieren? Ich rate dazu, zunächst nur 2 Stunden Durchlaufzeit zu reservieren. Das ist eine realistische Annahme sogar für den Aufwand; die hat das Potenzial, Sie zu fokussierter Arbeit zu motivieren. Und im Verlauf der 2 Stunden werden sich weitere Informationen ergeben, ob die Aufgabe leichter/schwieriger ist als gedacht oder wie es mit der Dringlichkeit steht. Vielleicht liegt die Produktionszeit nahe an dieser Durchlaufzeit – vielleicht aber auch nicht.

Keine Angst, dass Sie am Ende keine weiteren Stunden haben, falls Sie mit diesen 2 Stunden nicht auskommen. Erstens ist der Tag ja nach den 2 Stunden noch nicht um; zweitens haben Sie am Ende des Tages schon einen Puffer reserviert.

Am besten liegt die zugewiesene Durchlaufzeit von 2 Stunden am Stück. Dann beginnen Sie um 9:00 Uhr und arbeiten konzentriert an M bis 11:00 Uhr. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, sie mit viel Produktionszeit zu füllen.

Doch, ach, da ist ja noch die Besprechung von 10:00 bis 10:30 Uhr im Kalender. Aber die ist kein Problem. Sie können bei der Durchlaufzeit von 2 Stunden bleiben und wissen, dass nicht mehr als maximal 1,5 Stunden Produktionszeit darin liegen werden.

Oder Sie verlängern die Durchlaufzeit auf 3 Stunden von 9:00 bis 12:00 Uhr und hoffen, dass Sie darin 2 Stunden oder auch ein bisschen mehr Produktionszeit finden. Wenn das klappt, haben Sie eine Chance, die Aufgabe komplett bis zum Mittag zu erledigen. Ja, so würde ich die Durchlaufzeit zuweisen, wenn die Besprechung schon feststeht. Im Zweifelsfall lieber ein wenig großzügiger (oder pessimistischer) denken.

So weit zumindest der grobe Plan. Der grobe, nicht der feine! Einen feinen Plan gibt es nicht. Auf mehr als die nächsten Stunden Durchlaufzeit für M sollten Sie sich nicht festlegen.

Schritt 4: Ausführen

Nun geht es an die Arbeit. Hauen Sie rein! Packen Sie M an. Fokussieren Sie sich auf M während der Durchlaufzeit maximal. Vermeiden Sie Unterbrechungen. Allemal sollten Sie Störungen wie eingehende Anrufe und auch Fragen von Kollegen minimieren, wenn nicht gar ausschließen.

Stören Sie sich auch nicht selbst durch neugierige Blicke auf Facebook-Benachrichtigungen und dergleichen. Dafür ist später Zeit. Die Welt wird sich auch ohne Sie weiterdrehen. Aber die Aufgabe kommt nicht voran, wenn Sie sich ihr nicht konzentriert widmen.

Jeder Blick links oder rechts von der Aufgabe verzögert die Fertigstellung. Ihre verlässliche Lieferung gerät in Gefahr.

Das Gefühl „nichts geschafft zu haben“ speist sich zu einem guten Teil aus unkonzentrierter Arbeit und einer Vielzahl von Störungen und Unterbrechungen. Seien Sie also wachsam!

Schritt 5: Orientieren

Das nächste Mal denken Sie über Ihren Aufgabenzettel erst nach, wenn die Durchlaufzeit abgelaufen ist. (Oder, falls das passieren sollte, wenn Sie die Fokusaufgabe vor Ablauf fertiggestellt haben sollten.)

Am Ende der Durchlaufzeit tauchen Sie aus der Fokusaufgabe sozusagen auf und orientieren sich. Das ist ein ganz wesentlicher Schritt, um nicht in Aufgaben zu ertrinken und um den Fortschritt sicherzustellen!

Orientierung bedeutet: Sie betrachten, was Sie bisher geschafft haben.

Frage Nr. 1: Haben Sie die Aufgabe erledigt? Wenn ja, dann ist alles gut. Klopfen Sie sich auf die Schulter.

Frage Nr. 2: Wie produktiv waren Sie?

Produktivität ist das Verhältnis von Produktionszeit zur Durchlaufzeit.

Im Beispiel oben kann die Produktivität maximal 83% betragen: 2,5 Stunden Produktionszeit innerhalb von 9:00 bis 12:00 Uhr Durchlaufzeit. Aber vielleicht sind sie nach der Besprechung noch in der Kaffeeküche bei einem Plausch hängengeblieben (15 Minuten) und konnten den Chef, der plötzlich in Ihrem Büro stand, nicht abwimmeln (15 Minuten). Dann haben Sie nur 2 Stunden Aufwand getrieben und Ihre Produktivität ist 66%.

Das ist insbesondere interessant zu wissen, wenn die Aufgabe noch nicht erledigt ist. Denn nun gilt es, für die verbleibende Arbeitszeit zu bestimmen, wie es weitergeht.

Von Ihrer Pufferzeit können Sie mindestens die 30 Minuten für die Verzögerungen in der Kaffeeküche und mit dem Chef abziehen. Ihnen bleibt noch planbare Zeit von 12:00 bis 16:00 Uhr.

Falls das Ergebnis für M noch nicht hergestellt werden konnte, müssen Sie überlegen, wie viel Aufwand dafür noch ungefähr zu erwarten ist. Nehmen wir an, das sind 0,5-1 Stunde.

Auf Ihrem Zettel stehen also weiterhin 3 Aufgaben: S und L wie bisher, aber auch noch M in reduzierter Form. Was nun?

Gehen Sie zurück zu Schritt 2. Priorisieren Sie erneut. Wo soll nun der Fokus liegen? Wollen Sie Aufgabe M versuchen abzuschließen? Das liegt nahe, denn nur dann war die bisher schon investierte Zeit sinnvoll eingesetzt. Aber Sie könnten auch entscheiden, erstmal S abzuhaken. Wenn die Wahrscheinlichkeit für deren Fertigstellung höher liegt als bei M oder der Empfänger für S in der Zwischenzeit sichtbar ungeduldig geworden ist… dann könnte auch ein Aufgabenwechsel angezeigt sein. (Sie würden Multitasking betreiben… doch manchmal ist das vielleicht, vielleicht das kleinere Übel. Es gilt ja auch immer, mehrere Kräfte und Bedürfnisse auszubalancieren. Effizienz ist nicht alles.)

Anschließend mit der neuen Fokusaufgabe S weiter zu Schritt 3. Welche Durchlaufzeit wollen Sie zuweisen? Die Produktionszeit soll 0,5-1 Stunde betragen. Aber Sie wollen noch zum Mittagessen gehen, also setzen Sie 1,5 Stunden Durchlaufzeit an.

Nächste Orientierung um 13:30 Uhr.

Wiederholen

In dieser Weise schreiten Sie durch den Tag voran:

  • Priorisieren
  • Zuweisen
  • Ausführen
  • Orientieren

usw. usf.

Um 13:30 Uhr schauen Sie, wie Sie mit Aufgabe S vorangekommen sind. Ist die fertiggestellt? Wunderbar! Wie war die Produktivität? Sie haben das Mittagessen etwas ausgedehnt (45 Minuten), dennoch sind Sie mit der zugewiesenen Durchlaufzeit ausgekommen? Dann beträgt Ihre Produktivität 50%.

Der Puffer ist um weitere 15 Minuten geschrumpft:

Die Produktivität ist zwar nicht besonders hoch. Doch die Unterbrechung durch das Mittagessen war geplant. Kein Grund zur Sorge.

Was nun? Aufgabe M fertigstellen? Es stehen noch 0,5-1 Stunde Aufwand aus. Welche Durchlaufzeit setzen Sie für diese Fokusaufgabe an? Da der Nachmittag ohne Besprechungen ist, planen Sie 1 Stunde Durchlaufzeit.

Um 14:30 Uhr orientieren Sie sich wieder. Aufgabe M ist abgeschlossen. Produktivität? 75%, da sie einmal 5 Minuten und einmal 10 Minuten durch Kollegen unterbrochen wurden. Der Puffer ist um weitere 15 Minuten geschrumpft.

Außerdem hat Ihnen einer der Kollegen eine weitere Aufgabe (N) reingereicht, die Sie bitte auch noch bis morgen erledigen. Sie schätzen den Aufwand auf 1,5-2 Stunden.

Bis zum Arbeitsende sind es noch 2,5 Stunden. Was nun? S und M vom Tagesanfang sind fertiggestellt, L und nun auch N warten noch. Beginnen Sie mit L und wissen, dass Sie damit nicht fertig werden, auch wenn Sie den ganzen Puffer aufzehren? Oder schieben Sie die neue Aufgabe N dazwischen, weil es eine Chance gibt, zumindest sie bis Tagesende zu liefern?

Sie wählen N für diesen Tag und bestimmen schon jetzt (vorläufig) L zur Fokusaufgabe für den Beginn des nächsten Tages.

Die Durchlaufzeit für N setzen Sie mit 2,5 Stunden an. Sie brauchen damit den Rest der Arbeitszeit ganz bewusst auf. Sie erwarten nicht, noch eine weitere Aufgabe anzugehen.

Um 17:00 Uhr orientieren Sie sich abschließend. N ist geschafft. Die Produktivität war 80%. Einige Anrufe von Kunden haben Sie insgesamt 30 Minuten gestört. Aber da sie 2,5 Stunden Durchlaufzeit eingeplant hatten, konnte die Aufgabe dennoch fertiggestellt werden, auch wenn sie den maximal geschätzten Aufwand benötigt hat.

Zusammenschau

War das ein erfolgreicher Tag? Haben Sie an dem Tag etwas geschafft? Aber sicher!

Die Maß dafür ist allerdings nicht, ob Sie die Aufgaben, die am Morgen auf Ihrem Zettel waren, alle erledigt haben. Das ist nur für 2 von 3 der Fall. Zusätzlich haben Sie jedoch auch noch eine vierte Aufgabe erledigt, die plötzlich um die Ecke kam.

Nein, das Maß für den Erfolg ist, ob Sie systematisch mit Ihrer Zeit umgegangen sind. Sie haben zu jedem Zeitpunkt das getan, was mit den vorliegenden Informationen am ehesten Ihre volle Konzentration verdient hat.

Sie waren dabei realistisch, in dem Sie regelmäßig Orientierungspunkte angelaufen haben, die es Ihnen erlaubten, den Fokus zu wechseln, sollte das nötig oder möglich sein. Oder den Fokus beizubehalten, falls das besser gewesen wäre.

Über mehr als jeweils nur 1 Aufgabe mussten Sie sich keine Gedanken machen. Die Planung war also sehr, sehr überschaubar. Sie haben Konzentration mit Flexibilität verbunden.

Durch die Reservierung von Zeitblöcken vor dem Beginn der Arbeit konnten Sie sehen, was überhaupt grob machbar sein würde. Bei optimistischer Schätzung wären S, M und L vom Aufwand her in 8 Arbeitsstunden machbar gewesen. Doch Besprechung und Mittagessen waren schon fixiert. Zusätzlich braucht es Puffer für Unwägbares. Also musste klar sein, dass eben nicht alles „schaffbar“ sein würde.

Diese Erkenntnis hat die Priorisierung noch nötiger gemacht. Wenn nicht alles geht, womit dann beginnen? Umgekehrt: Was nehmen Sie immer wieder nicht in den Fokus und riskieren Sie, dass es nicht erledigt wird?

Nur wenn Sie dieses Bild ganz bewusst malen und über den fortschreitenden Tag aktualisieren, nur wenn Sie diese Entscheidungen immer wieder ganz bewusst treffen, betreiben Sie Zeitmanagement. Dann gehen Sie verantwortungsvoll mit ihrer knappen Zeit um. Nur so können Sie angesichts ewig überquellender Aufgabenkörbe erwarten, das Gefühl „Ich habe ordentlich etwas geschafft!“ zu entwickeln – selbst wenn eben nicht jede Aufgabe sofort und mit dem abgeschätzten Aufwand erledigt wird.

Zum Abschluss: Spüren Sie nochmal hinein in das Szenario. Die Kontrolle war stets dort, wo etwas unter Kontrolle stand: bei der Zeit. Das Ende des nächsten Durchlaufzeitblocks konnte stets festgelegt werden. Nur ein Abschnitt „Dauer“ war fix. Was in dieser Zeit erreicht werden konnte, war hingegen nicht fix. Darüber gab es viel weniger Kontrolle. Sich darauf zu kaprizieren, wäre eine Einladung von Enttäuschung gewesen.

Wäre mehr dazwischen gekommen, d.h. die Produktivität unvermutet niedriger gewesen, hätte bei den Orientierungen anders über die nächste Fokusaufgabe entschieden werden können. Dito, wenn die Dringlichkeit einer Aufgabe plötzlich angestiegen wäre. M hätte vor S abgeschlossen werden können. L hätte ab 12:00 Uhr der Fokus für den Rest des Tages sein können.

Hier ist, was Sie können:

  • Die Priorität von Aufgaben einschätzen
  • Den Fokus für die nächsten Stunden setzen
  • Die nächsten Stunden konzentriert arbeiten

Und das ist schon viel! Denn konzentrierte Arbeit ist gerade in brummender Büroumgebung eine rechte Kunst. Aber davon ein anderes Mal…

Und hier ist, was Sie nicht können:

  • Wissen, was Sie in den nächsten Stunden an Ergebnis produzieren

Versuchen Sie also, entspannter zu arbeiten, in dem Sie sich nicht von Ergebnissen antreiben lassen, sondern Ihr kostbarstes Gut fest in die Hand nehmen: die Zeit.

 

P.S. Achja, eine Frage wird Ihnen noch auf der Seele liegen: Hätten Sie am Tagesanfang sagen können, was Sie am Tagesende geliefert haben werden? Nein. Sie sehen ja, was alles passiert ist. Es gab Störungen, es gab Prioritätsverschiebungen. Warum hätten Sie jemandem den Mund wässrig machen sollen mit einem Ergebnisversprechen? Sie liefern, was Sie liefern, wenn Sie liefern. Nur der grobe Rahmen ist klar. Für S, M, L schien es, als seien Sie grob machbar an einem Tag. Nun, wie sich herausstellte, haben Sie das nicht geschafft.

So wie skizziert müssen Sie sich dafür aber nicht schlecht fühlen. Sie haben getan, was Sie tun konnten. Das könnten Sie sogar dokumentieren. Insofern sind Sie sogar gewappnet, wenn jemand meint, Sie wären faul gewesen oder Sie könnten doch noch mehr erledigen.

Von Faulheit keine Spur! Und noch mehr erledigen? Kaum. Oder höchstens, wenn alle Aufgaben weniger aufwändig sind. Egal, was man Ihnen auf den Zettel schreibst, der Arbeitstag hat nur 8 Stunden. In denen sind nicht beliebig viele Aufgaben erledigbar.

P.P.S. Wenn Sie noch nicht überzeugt sind von der Kraft der Fokusaufgabe, dann lesen Sie hier, wie der Tag mit einem hübschen Tagesplan verlaufen wäre… Achtung, Spoiler! Entspannter war er nicht.

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