Verschwenderisches Arbeiten mit Tagesplan

Flexibel bleiben Sie bei der systematischen Erledigung Ihrer Aufgaben, wenn Sie keinen großen Tagesplan machen. Stattdessen fokussieren Sie sich für eine gewisse Dauer auf eine Aufgabe – und orientieren sich am Ende dieses festgelegten Zeitraums neu. Dieses Vorgehen habe ich ausführlich hier beschrieben.

Nicht jeder kann sich darauf allerdings gleich einlassen. Der Verzicht auf einen Plan für den ganzen Tag scheint unmöglich oder nicht erlaubt. Deshalb möchte ich das Szenario aus dem vorherigen Artikel hier nochmal durchspielen, dieses Mal mit Tagesplan. Sehen Sie selbst, ob das einen Unterschied macht.

Auf dem Zettel

Auf Ihrem Zettel sind zu Tagesbeginn (oder am Vorabend) wieder drei Aufgaben: S, M, L.

Die haben Sie mit Aufwänden in einem gewissen Bereich geschätzt. Wenn es gut läuft, dann könnten Sie alle an einem Tag erledigen. So scheint es jedenfalls noch.

Schritt 1: Reservieren

Statt jedoch einfach loszulegen, schauen Sie sich Ihren Tag etwas genauer an. Sie wissen, dass es eine Besprechung um 10:00 Uhr gibt, die 30 Minuten dauern soll. Außerdem ist gewiss, dass Sie ein Mittagessen brauchen. Das dauert üblicherweise auch 30 Minuten.

Und noch etwas wissen Sie: Irgendwas kommt immer dazwischen. Es wird weitere Unterbrechungen und Störungen geben, so dass Sie nicht konzentriert an einer Aufgabe sitzen können.

Deshalb reservieren Sie von vornherein im Tageskalender Zeiträume, über die Sie keine Kontrolle haben. Das sind Besprechung und Mittagessen sowie ein Puffer.

20% Pufferzeit ist das Minimum, also ca. 1,5 Stunden.

Schon jetzt ist klar: Alle Aufgaben sind an einem Tag nicht machbar. Von 8 Stunden sind nur noch 5,5 übrig. Das ist zu wenig selbst für den optimistischen Fall. Eine Zusage der Erledigung aller drei Aufgaben sollten Sie nicht machen bzw. zurücknehmen.

Die Pufferzeit am Ende hat übrigens nichts zu tun mit der Ungenauigkeit der Aufwandsschätzungen für die Aufgaben. Die resultiert ja einzig aus den Aufgaben selbst; eine Aufgabe kann sich als schwieriger herausstellen oder Sie finden benötigte Daten nicht so schnell wie erwartet. Beim Puffer geht es hingegen darum, darüber hinaus entstehende unerwartete Vergrößerungen der Durchlaufzeit zu kompensieren. Die Aufgabe kann dann so einfach bleiben wie gedacht – trotzdem verzögert sich die Fertigstellung durch Störungen.

Schritt 2: Priorisieren

Jetzt müssen Sie überlegen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben am besten abzuarbeiten sind. Welche sollten Sie als erste angehen, welche dann, welche danach?

Das Kriterium kann Dringlichkeit sein, aber auch Unsicherheit oder Freude. Nehmen wir an, Sie entscheiden sich für M, L, S.

War die Bildung einer solchen Reihenfolge über alle Aufgaben leichter oder schwieriger als die Wahl nur der unmittelbar anzugehenden? Ich vermute, eine komplette Reihenfolge zu bestimmen, ist zeitintensiver. Sie können ja nicht aufhören, sobald Sie sich für die erste Position entschieden haben. Und wofür dieser Mehraufwand? Ich halte das für Verschwendung. Es wird eine Verlässlichkeit vorgegaukelt („So wird die Reihenfolge der Abarbeitung den Tag über sein!“), die letztlich nicht existiert.

Bevor Sie weitergehen zum nächsten Schritt: Soll die Reihenfolge tatsächlich so bleiben? Inhaltlich mögen Sie perfekt priorisiert haben. Doch ein Blick genügt zu sehen, dass S gar nicht und L nur mit Mühe an dem Tag fertiggestellt werden kann. Sehen Sie das auch?

Ich schiebe Ihnen die Aufgaben in der Priorität mal zusammen, so dass die Schätzungenauigkeit beim Aufwand für alle ganz am Ende steht:

L kann nur fertiggestellt werden, wenn der komplette Puffer ausgereizt ist und der Aufwand minimal ist. Ich wittere hohes Risiko.

S liegt schon im Bereich des Unverrückbaren. Besprechung und Mittagessen sind nicht diskutierbar. Eigentlich.

Wäre es angesichts des hohen Risikos nicht besser, S nach vorne zu ziehen und verlässlich zu erledigen – und gleichzeitig L verlässlich nicht zu schaffen. Das ist zwar vielleicht für den Auftraggeber von L unschön, doch zumindest herrscht mehr Klarheit.

Also: die finale Prioritätenliste ist M, S, L.

Schritt 3: Zuweisen

Jetzt der detaillierte Tagesplan! Sie legen die Arbeitsdauer für jede Aufgabe fest. Ob die ausreichen wird, um sie zu erledigen, ob also Aufwand <= Dauer ist, wissen Sie natürlich nicht.

Angesichts dieser Ungewissheit wähle ich für die geplante Dauer den minimalen Aufwand. Die Aufwandsschwankung ziehe ich heraus und stelle sie ans Tagesende zum Puffer.

Die minimalen Aufwände von M und S stecken komplett im Tag. Bei L hat es dafür aber nicht mehr gereicht. Es bleibt ein Rest für den nächsten Tag.

Schritt 4: Ausführen

Start! Sie legen los und arbeiten an der ersten Aufgabe. Volle Konzentration…

Schritt 5: Orientierung

Stopp! Sie halten nach Ablauf der für M geplanten Dauer inne. Das ist um 11:30 Uhr.

Frage Nr. 1: Ist M erledigt? Nein.

Frage Nr. 2: Wie war die Produktivität? Von 2,5 Stunden konnten Sie 0,5 Stunden geplant wegen der Besprechung nicht an M arbeiten. Darüber hinaus sind Sie aber noch in der Kaffeeküche versackt (15 Minuten) und der Chef hat Ihnen ein Ohr abgekaut (15 Minuten). Netto waren 1,5 Stunden von 2,5 übrigen, die Produktivität mithin bei 60%. Der Puffer wurde angegriffen.

Wie jetzt weiter? Soll M erstmal abgeschlossen werden? Oder wollen Sie S wie geplant beginnen und M später fortsetzen? Was ist jetzt dringender: Planeinhaltung oder Fertigstellung?

Sie entscheiden sich für Fertigstellung. Der verbleibende Aufwand scheint überschaubar. Sie weisen M nochmal eine Dauer von 45 Minuten zu. Bis zum Mittagessen sollte die Sache durch sein.

Alle weiteren Aufgaben verschieben sich entsprechend.

War es jetzt hilfreich, einen Plan für den ganzen Tag zu haben? Ich kann das nicht erkennen. Überhaupt abwägen zu müssen zwischen Fertigstellung oder Planeinhaltung, ist unnötiger Aufwand. Und dann die Verschiebung des Restplans. Unnötig. Pure Verschwendung. Jede anfänglich vorgegaukelte Sicherheit ist schon zum Fenster hinaus.

Naja, weiter: Nächste Orientierung 12:15 Uhr.

Wiederholen

So geht es immer weiter. Ausführen, orientieren, Plan anpassen, ausführen, orientieren, Plan anpassen…

Um 12:15 Uhr stellen Sie fest, dass M immer noch nicht fertig ist. Mist. Was nun? Das Mittagessen verschieben? Oder ausfallen lassen? Denn sonst müsste der weitere Plan wieder angepasst werden. Also hauen Sie noch eine halbe Stunde rein.

Zum Glück ist es um 12:45 Uhr geschafft. M ist fertig – und Sie können nach Plan weiterarbeiten. Mittagessen ist eh für Warmduscher.

Beim nächsten planmäßigen Stopp um 13:15 Uhr stellen Sie allerdings fest, dass es mit S nicht so gut geklappt hat. Es gab eine Störung von 15 Minuten. Und Sie sehen auch noch kein Land in Sicht. Also geben Sie sich noch 1 Stunde. Außerdem ist da noch eine weitere Aufgabe N mit 1,5-2 Stunden hereingekommen. Die sollte ebenfalls noch heute erledigt werden. Puh… Was tun?

Da L ohnehin nicht zu schaffen ist, legen Sie die Aufgabe komplett zurück auf die Halde für morgen. Heute schieben Sie nach S stattdessen N ein.

Eine Stunde später um 14:15 Uhr ist S tatsächlich geschafft. Auf zu N. Nächster Stopp um 17:00 Uhr.

Leider hat sich N als tückisch erwiesen. Außerdem kamen wieder zwei Störungen von 15 Minuten dazwischen. N ist nicht fertiggestellt.

Was tun? Fertig werden und Überstunden schieben, damit der Plan eingehalten wird? Oder den Rest von N auf die Halde für morgen packen, wo schon L liegt? Was, wenn beide Aufgaben zusammen wieder nicht verlässlich schaffbar sind? Für N schätzen Sie, dass bestimmt noch 1-1,5 Stunden nötig sind.

Fazit

Was hat es gebracht, dass Sie einen Tagesplan gemacht haben? War die Arbeit entspannter? Ist irgendetwas effizienter gelaufen? Haben Sie mehr geschafft als ohne solchen Plan?

Ich kann nur Verschwendung und ungesundes Verhalten sehen. Den Plan immer wieder anpassen und sich dabei neue Erwartungen aufbauen, hat keinen Nährwert. Ebenso, das Mittagessen ausfallen zu lassen. Aber das ist oft ein Ergebnis von detaillierten Plänen: Ihre Einhaltung wird plötzlich wichtiger als das eigentlich Wichtige, hier: die Gesunderhaltung.

Und was wäre gewesen, hätten Sie sich zwischendurch nicht immer wieder orientiert und den Plan angepasst? Dann wäre er Ihnen komplett um die Ohren geflogen. Wozu ihn dann überhaupt machen?

Also: Der Tagesplan war reine Verschwendung. Arbeit, die abgelenkt hat vom Wesentlichen. Arbeit die wiederholt getan wurde, weil sich etwas verändert hat. Das Ergebnis „Tagesplan“ musste nachgebessert werden. Re-work. Waste.

Bei der Arbeit ohne Tagesplan und nur mit Fokusaufgaben war solche Nachbesserung nicht nötig. Es gab lediglich festgelegte Orientierungspunkte. An denen wurde entschieden, wie es weitergeht. Das ist keine Verschwendung, sondern eine Notwendigkeit. Darüber hinaus existierte keine Erwartung. Insofern gab es auch keine Enttäuschung. Das Mittagessen musste nicht verschoben werden.

Tagespläne erzeugen Erwartungen: Die Erwartung an ihre Einhaltung und die Erwartung an Ergebnisse.

Fokusaufgaben sind frei von solchen Erwartungen. Es gibt lediglich eine abgesteckte Dauer der Konzentration auf eine Aufgabe. Ob am Ende das Ergebnis geliefert wird, ist zweitrangig.

Meine Empfehlung lautet daher weiterhin: Wenden Sie Ihren Blick ab vom Ergebnis und hin zur Zeit. Die Zeitdauer, die Sie als nächstes auf eine Aufgabe verwenden, haben Sie unter Kontrolle. Sie können sagen, „Ich arbeite 3 Stunden an der Aufgabe, dann orientiere ich mich neu.“ Mehr nicht.

Ob Sie sich dann wirklich 3 Stunden auf die Produktions konzentrieren konnten oder nur 2 Stunden, ist egal. Ohne Zorn und Eifer betrachten Sie Ihren Fortschritt nach der festgelegten Dauer – und planen nur den nächsten Schritt. Welche Aufgabe für welche Dauer als nächstes?

Die Halde an noch nicht erledigten Aufgaben erzeugt auch dabei natürlich einen zumindest latenten Druck. Doch der ist geringer als der eines ausgefeilten Tagesplanes. Zum „Spott“ des Unfertigen müssen Sie ja nicht noch den Schaden eines fehlgeschlagenen Planes addieren.

Ansonsten macht die Trennung von Fokusaufgabe und Halde nur flexibel. Die Halde ist bei den Orientierungen offen für jede Schandtat. Sie sind maximal reaktionsfähig. Wenn das nichts wert ist…

Also: Schauen Sie auf Ihre Füße. Schreiten Sie verlässlich voran. Die Ergebnisse werden sich schon einstellen. Keine Sorge.

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