Keine Arbeit ohne Takt

Die Arbeit von „Wissensarbeitern“ steht Kopf. Alle stieren auf das Ergebnis.

Die expliziten und impliziten Versprechen, Ergebnisse punktgenau zu liefern, nehmen täglich zu. Was noch alles „geschafft“ werden muss… Was schon wieder dazwischen gekommen ist… Der Druck ist hoch. Die Überlastung steht allen ins Gesicht geschrieben.

Das mag etwas übertrieben klingen, doch so weit ist diese Beschreibung nicht von der Realität, die ich in vielen „Office-Umgebungen“ erlebe. Ob Managementassistent oder Softwareentwicklerin: Die weit verbreitete Reaktion auf eine weitere Aufgabe ist „Wann soll ich das denn noch machen?“

Aber ist es wirklich so, dass da nicht mehr geht? Muss es so sein, dass sich abends nicht das Gefühl von Zufriedenheit einstellt, ordentlich etwas geschafft zu haben, sondern schlicht geschafft zu sein?

Ich bin davon überzeugt, es geht auch anders. Dafür ist aber Abschied zu nehmen vom Ergebnisfokus. Etwas anderes muss die höchste Priorität haben: die Zeit, Ihre Zeit.

Bis zum Beweis des Gegenteils behaupte ich sogar ganz kühn: Wer nicht die Zeit an die erste Stelle setzt, der arbeitet nicht, sondern ist nur geschäftig.

Schweiß auf der Stirn und Erschöpfung und ein Gefühl von Druck und Überlastung sind keine verlässlichen Symptome von „harter Arbeit“. Sie lassen sich ganz leicht auf durch Laufen auf der Stelle erzeugen.

Für mich gehört zur Definition von Arbeit konzentrierte und zielgerichtete Tätigkeit. Ist aber das, was täglich zur Erschöpfung im Bürostuhl führt, konzentriert und zielgerichtet? Da habe ich oft meine Zweifel. Allemal mit der Konzentration hapert es angesichts der weit verbreiteten „ASAP-Mentalität“ (ASAP=As Soon As Possible). Und auch bei der Zielgerichtetheit scheint es Schwierigkeiten zu geben. Denn bei unklaren Aufgaben, wechselnden Prioritäten und ständigen Unterbrechungen ist es schwer, das Ziel oder auch nur ein Ziel im Auge zu behalten.

Arbeit ist, was geleistet und bezahlt werden soll. Sie ist wertvoll. Geschäftigkeit hingegen erzeugt Verschwendung, sie kostet Geld. Leider ist dieser Verlust jedoch unsichtbar, solange das Ergebnis im Fokus ist. Das ist insbesondere der Fall, wo nicht Ergebnisse bezahlt werden, sondern Arbeitszeit. Und das geschieht überall dort, wo Ergebnisse durch angestellte Mitarbeiter erzielt werden sollen.

Niemandem sei zu wenig Mühe unterstellt, Ergebnisse effizient herstellen zu wollen. Doch wie der Volksmund weiß: Mühe allein genügt oft nicht. Es kommt auch auf Materialien, Werkzeuge, Fähigkeiten, Regeln, Paradigmen an.

Könnte es also sein, dass ein Paradigma oder eine Regel Geschäftigkeit erzeugt, wo man sich um Arbeit bemüht?

Hier ein Vorschlag, wie aus Geschäftigkeit und Überlastung entspannte Arbeit werden kann:

1. Takten Sie Ihre Zeit

Vergessen Sie für einen Moment all die Aufgaben, die auf Ihrem Schreibtisch liegen, in Eingangskörben schlummern und auf Todo-Listen stehen.

Stattdessen schauen Sie auf die Uhr oder einen Tageskalender. Nehmen Sie Ihre Zeit in den Blick. Diese Zeit scheint Ihnen zwischen den Fingern zu zerrinnen angesichts all der Dinge, die Sie erledigen müssen. Deshalb: Greifen Sie zu! Bekommen Sie Ihre Zeit in den Griff! Das tun Sie, indem Sie sie einteilen.

Aber teilen Sie Ihre Zeit nicht den vielen Aufgaben zu – z.B. 2 Stunden für die Präsentation, 1 Stunde für die Buchhaltung, 4 Stunden für die Angebotsausarbeitung. Das haben Sie bisher wahrscheinlich schon mehr oder weniger bewusst getan – und sind damit nicht glücklich geworden. Eine solche Zeiteinteilung ist ergebnisorientiert. Das funktioniert aber nicht, wenn es nicht um „handwerkliche“ Aufgaben geht, also solche, die Sie schon dutzendfach erledigt haben und von denen Sie genau wissen, wie lange sie brauchen. Und es ist weiter demotivierend bei allen Tätigkeiten, die Sie nicht gern erledigen.

Nein, vergessen Sie die Zuweisung größerer Zeitblöcke an Aufgaben. Das ist etwas für Fortgeschrittene in Sachen Zeitmanagement.

Sehen Sie Ihren Tag vielmehr zunächst nur bestehend aus kleinen „Zeitbausteinen“ von 30 Minuten Länge. Wenn Sie die Pomodoro-Technik mögen, nennen Sie diese Bausteine oder Blöcke gern „Tomaten“.

Im besten Fall sind es 16 Blöcke pro 8-Stunden Tag. Und jeder Block steht für konzentrierte Tätigkeit.

Im allerbesten Fall könnten Sie es mit dieser Einteilung zu 400 Minuten oder 6,66 Stunden Arbeit pro Tag bringen. Doch das ist ein theoretischer Wert. In der Praxis – Sie werden das erleben, wenn Sie sich darauf einlassen -, schaffen Sie nur 6, 8 oder selten 10 Blöcke konzentrierter Tätigkeit.

Lassen Sie sich dadurch nicht betrüben. Das ist halt so, zumindest in vielen heutigen Büros mit den vorherrschenden Paradigmen. Wünschenswert ist natürlich etwas anderes.

Entscheidend ist (zunächst) nicht, wie viele Blöcke konzentrierter Tätigkeit Sie in einem Tag unterbringen, sondern dass Sie überhaupt Ihre Tätigkeit in dieser Weise konzentrieren durch einen Takt. Wenn Sie das tun und am Ende eines Tages mit der Zahl geschaffter Blöcke nicht zufrieden sind, dann haben Sie viel bessere Voraussetzungen als heute, um etwas zu verändern.

Heute ist Ihr Belastungsgefühl nicht mehr als ein Gefühl. Sie können Ihre Last nicht quantifizieren. Sie können nicht plausibel machen, warum Sie eigentlich schon überlastet sind. Die Länge einer Aufgabenliste ist dafür kein wirkliches Maß. Überlastung hat nicht mit einer Aufgabenzahl zu tun, sondern mit der Verwendung Ihrer Zeit.

Ganz anders ist das Bild, wenn Sie harte Daten vorlegen können. Sagen Sie Ihrem Chef „Ich konnte in der letzten Woche pro Tag höchstens 4 Blöcke konzentriert tätig sein. Wenn ich die zusätzliche Aufgabe übernehmen soll, dann müsste ich mindestens 7 Blöcke pro Tag schaffen. Wie soll das gehen mit all den schon geplanten Meetings und den ständigen Unterbrechungen?“

Damit wird aus einer Diskussion über subjektive Belastung und ständig verzögerte Ergebnislieferung eines über Störungen und Meetings. Ihr Unternehmen bekommt nämlich etwas zu sehen, was es bisher nicht gesehen hat: Verschwendung. Ob Überlastung vorliegt oder nur eine bisher schlechte Ausnutzung Ihrer Arbeitskraft, ist in dem Lichte ganz neu zu diskutieren.

Und was tun Sie mit diesen Zeitblöcken?

2. Konzentrieren Sie sich pro Takt auf eine Aufgabe

Immer wenn Sie nicht nur geschäftig sein, sondern nachweisbar arbeiten wollen, nehmen Sie sich einen Zeitblock und konzentrieren sich. Das bedeutet, für 25 Minuten lassen Sie sich nicht stören, nicht unterbrechen und schweifen auch nicht selbst ab. 25 Minuten lang weisen Sie also auch Kollegen zurück, wenn die die „mal eben kurz“ etwas fragen wollen. Ebenfalls verweigern Sie die Annahme von Telefonaten. Sie reagieren auch nicht auf ankommende Email oder Slack-Nachrichten.

Das klingt hart. Aber so ist das: Wer hart arbeiten will, der muss auch mal hart gegenüber seiner Umwelt sein. Sonst gibt es keine Konzentration, keinen Fokus, keine Aufmerksamkeit.

Die Konzentration pro Block richten Sie dann auf genau 1 Aufgabe. Überlegen Sie sich vorher, welche das sein soll. Wollen Sie die Geschäftsreise endlich buchen oder das Angebot schreiben oder die Visitenkarten von der letzten Konferenz in Ihre Kontakte einpflegen oder den Wochenbericht schreiben oder einem vom Kunden gemeldete Produktfehler nachgehen? Egal. Entscheiden Sie sich nach welchem Kriterium auch immer für eine Aufgabe von Ihrer langen, langen Liste – und legen Sie los.

Sie müssen sich nun lediglich 25 Minuten konzentrieren. Mehr nicht. Selbst wenn die Aufgabe langweilig ist, selbst wenn Sie bald merken, dass etwas anderes doch dringender ist, ziehen Sie den Block konzentriert durch. Er ist ja bald vorbei. Noch 20 Minuten, noch 15, noch 10, noch 5, ah, Pause!

Das war’s! Sie haben gearbeitet, statt nur geschäftig gewesen zu sein.

Erstens haben Sie sich konzentriert. Zweitens waren Sie zielgerichtet tätig; Sie haben sich ja auf ein klares Ergebnis zu bewegt. Das ist Fortschritt. Vielleicht haben Sie die Aufgabe sogar erledigt. Falls jedoch nicht, macht das nichts. Sie haben alles gegeben. Sie waren so gut, wie Sie sein konnten. Mehr kann niemand von Ihnen verlangen.

Nach den 25 Minuten Arbeit eines Blockes machen Sie eine Pause. Falls Sie noch nicht fertig sind mit der Aufgabe, fällt die vielleicht kurz aus. Manchmal überspringen Sie sie auch, weil Sie so im Fluss sind. Dann hängen Sie gleich den nächsten Block an. Aber seien Sie sich dessen bewusst! Vergessen Sie nicht, die Blöcke zu zählen. Sie wollen sich am Tagesende daran erfreuen, wie viele Blöcke Sie geschafft haben.

Manchmal machen Sie aber auch eine längere Pause, um die Frage eines Kollegen von Zwischendurch zu beantworten oder um an einem Meeting teilzunehmen. Auch das ist egal. Was Sie nach einem Block machen, ist unerheblich. Es ist nur keine Arbeit. Arbeit findet lediglich in Blöcken statt, die Sie bewusst beginnen und für die Sie sich 1 klare Aufgabe vornehmen, auf die Sie sich dann erbarmungslos konzentrieren.

Ja, Sie haben richtig erahnt: Meetings sind aus meiner Sicht keine Arbeit. Jedenfalls oft nicht. Denn weder ist die Tätigkeit darin konzentriert, noch ist sie zielgerichtet. Zu konzentrierten Meetings würde gehören, dass alle Teilnehmer voller Aufmerksamkeit dabei sind. Zu zielgerichteten Meetings würde gehören, dass es auch ein klares Ziel gibt. Beides fehlt jedoch immer wieder.

Meetings, in denen gearbeitet wird, sind nicht unmöglich. Doch mir scheinen Sie eine Ausnahme. Aber bemühen Sie sich gern darum, die Arbeit zurück in die Meetings zu bringen. Auch dabei kann ein 25+5 Minuten Takt helfen. Probieren Sie es aus.

Doch zunächst einmal konzentrieren Sie sich auf Ihre eigene Arbeit.

Was Sie nach einer Pause im nächsten Block tun, können Sie übrigens frei entscheiden. Fühlen Sie sich nicht gezwungen, eine eventuell im vorhergehenden Block noch nicht abgeschlossene Aufgabe weiter zu verfolgen. Das wäre zwar im Sinne einer Vermeidung von Multitasking günstig; die angefangene Aufgabe würde schneller erledigt und Sie hätten zu ihr noch mehr Daten im Kopf. Doch es kann sein, dass anderes dringender ist.

Effizienz – schnelle Erledigung von Aufgaben – wird allgemein zwar geschätzt, aber manchmal ist Reaktionsfähigkeit von noch höherem Wert. Wenn Sie wie hier beschrieben Zeit über Ergebnisse setzen, ist Ihnen das egal. Sie können beides leisten. Wo es angezeigt ist, verwenden Sie 2, 3, 4 oder mehr konsekutive Blöcke auf eine Aufgabe, um effizient zu arbeiten. Wo es aber angezeigt ist, auf Unerwartetes zu reagieren, da wechseln Sie die Aufgabe bei jedem Block.

In jedem Fall ist das, was Sie leisten, Arbeit. Sie arbeiten in Blöcken entweder im Single-Tasking-Modus oder im Multi-Tasking-Modus. Beides ist nicht absolut gut oder richtig, sondern nur im Hinblick auf die besonderen Anforderungen des Tagesgeschäftes.

Tendenziell jedoch ist zu empfehlen, Aufgaben in Blöcken direkt nacheinander zu erledigen, als sie mit Lücken über eine längere Zeit zu strecken. Aufgabenwechsel zwischen Blöcken erhöht immer den Aufwand. Doch darüber denken Sie am besten erst nach, wenn Sie eine Weile überhaupt die Zeit in den Vordergrund gerückt haben.

Führen Sie ein Protokoll

Zuerst die Zeit in den Blick zu nehmen und dann blockweise Aufgaben konzentriert anzugehen, ist alles, was es für echte Arbeit braucht. Sie wissen das jetzt. Aber wissen das auch andere, Ihr Chef, der Kunde?

Um nachweisbar zu arbeiten, braucht es noch etwas mehr: ein Protokoll.

In Ihrem Arbeitsprotokoll halten Sie fest, welchen Block Sie welcher Aufgabe gewidmet haben. Das können Sie mit einem Zeitstempel tun, z.B.

5.5.2017 9:30 Fehlerbehebung
5.5.2017 10:00 Fehlerbehebung
5.5.2017 11:15 Support Kunde Heffner
5.5.2017 12:00 Einpflegen Visitenkarten
…

Oder Sie führen einfach nur eine Strichliste:

5.5.2017
Fehlerbehebung ||
Support Kunde Heffner |
Einpflegen Visitenkarten |
...

In jedem Fall steht jeder gezählte Block für 25 Minuten Arbeit an der genannten Aufgabe.

Sollten Sie gelegentlich weniger als 25 Minuten brauchen, machen Sie keinen Unterschied. Das wäre zu viel Aufwand fürs Protokoll. Es geht ja nicht um minutiöse Buchführung. Das Protokoll ist keine Stechuhr! Sie schalten die Zeitmessung nicht an und ab, je nach dem, an welcher Aufgabe Sie arbeiten. Es ist genau anders herum: Sie schalten Aufgaben an und ab, je nach dem, ob ein Zeitblock läuft oder nicht.

Das mag Ihnen kein großer Unterschied sein, doch es ist einer. Es ist ein gewaltiger Unterschied!

Der Einsatz einer Stechuhr ist ergebnisgetrieben. Es soll z.B. protokolliert werden, wie viel Zeit auf welches Projekt entfällt, um daraus eine Abrechnung zu erstellen. Das funktioniert auch, wenn Sie sich ausgedehnte Zeit einer Aufgabe widmen können. Allemal funktioniert das, um zu kontrollieren, wer im Unternehmen erscheint. Wenn Zeiteinsatz gleichgesetzt wird mit Arbeit, dann ist „Stechuhrdenken“ normal.

Doch Zeiteinsatz, also 8 oder mehr Stunden im Unternehmen zu verbringen, bedeutet gerade bei „Wissensarbeitern“ nicht, dass in dieser Zeit auch gearbeitet wird. Geschäftigkeit ist an der Tagesordnung. Der Beleg dafür ist allgegenwärtig: Mitarbeiter die extra früh kommen oder besonders lange bleiben. Die tun das nämlich, um Zeit zu haben, in der sie wenigstens etwas schaffen. Und die liegt nicht in er vertraglichen Arbeitszeit.

Die Motivation hinter dem Protokoll blockweisen Arbeitens ist daher eine andere. Hier steht die Konzentration im Vordergrund. Sie wird zugesichert und sei das auch nur für eine kurze Zeit. Konzentration, Fokus, Aufmerksamkeit wird protokolliert – und „zufällig“ auch die Aufgabe.

Im Grunde würde also eine Strichliste reichen ohne Aufgabenbezeichnungen. Zählen Sie lediglich, wie viele Blöcke Sie arbeitend schaffen. Sie werden dabei Unterschiede feststellen, vielleicht auch Entwicklungen. Überlegen Sie, was Tage, an denen Sie 10 Blöcke geschafft haben, unterscheidet von Tagen, an denen es nur 6 oder 4 waren. Dann können Sie sich Verbesserungsmaßnahmen überlegen. Auf jeden Fall sind die nun datenbasiert und nicht nur gefühlsorientiert.

Aber wenn Sie schon dabei sind, Striche zu machen, warum nicht auch die Aufgaben notieren? Diese Information kann Ihnen helfen, noch besser zu werden. Mehr oder weniger Blöcke pro Tag mögen ja mit den Inhalten zu tun haben, an denen Sie arbeiten. Vielleicht schaffen Sie regelmäßig mehr Blöcke, wenn Sie Support leisten, als wenn Sie Reports schreiben? Oder umgekehrt.

Ein Gefühl der Überlastung wird andere wenig überzeugen. Aber wenn Sie belegen können, woran Sie wie oft und wie lange gearbeitet haben, dann ist das eine Objektivierung. Nachgewiesene Arbeitsblöcke sprechen eine andere Sprache.

Ein Blatt Papier reicht dafür aus. Aber noch einfacher geht es mit einer Software. Focus Booster zum Beispiel macht seinem Namen alle Ehre:

  • Die App ist ein Timer, der Sie durch den Tag taktet mit 25 + 5 Minuten.
  • Zu jedem Block können Sie einen Aufgabentitel angeben.
  • Tageweise bekommen Sie eine Übersicht über Zahl und Inhalte Ihrer Blöcke.

Aber es gibt auch andere Anwendungen, die Ähnliches leisten, z.B. Be Focused. Probieren Sie aus, welche am besten zu Ihnen passt.

Die Arbeit an diesem Artikel leiste ich selbstverständlich auch in Blöcken. Zu Beginn habe ich der Aufgabe einen Titel gegeben und den ersten Block gestartet:

Anschließend habe ich die App „in die Ecke gelegt“. Dort zeigt sie mir, wie es voran geht und erinnert mich alle 25 Minuten an den Abschluss eines Blockes.

Wenn ich mich bei Blockende noch frisch fühle, starte ich gleich den nächsten. Ansonsten lege ich eine Pause ein. Die App erinnert mich auch daran, wenn sie um ist. Anschließend überlege ich, ob ich mit dem Artikel schon weitermache oder mich etwas anderem widme.

Zusammenfassung

Die Zeit haben Sie für kurze Einheiten unter Kontrolle. Ihre Ergebnisse hingegen, haben Sie nicht unter Kontrolle. Sie sind kein Handwerker oder Fließbandarbeiter, wenn Sie dies lesen.

Welcher Aufwand am Ende in eine Aufgabe geflossen ist, können Sie bei der Vielfalt, mit der Sie als „Wissensarbeiter“ konfrontiert sind, kaum vorhersehen. Ganz zu schweigen von der Dauer, also dem Zeitraum von der Aufnahme der Tätigkeit an einer Aufgabe bis zu ihrem Abschluss.

Solange Sie auf Ergebnisse schielen, steht Ihre Arbeit auf dem Kopf. Angesichts der vielfach vorherrschenden „Arbeitskultur“ in Office-Umgebungen arbeiten Sie also nicht, sondern sind lediglich geschäftig. Sie bemühen sich – doch ein solides Gefühl von Fortschritt will sich nicht einstellen.

Stellen Sie deshalb die Arbeit auf die Füße. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Zeit. Nehmen Sie die in kleinen Blöcken in den Griff.

Wenn Sie sich in der Lage fühlen, konzentriert zu arbeiten, beginnen Sie einen Block und widmen den genau einer Aufgabe.

Das erste Versprechen, dass Sie abgeben, sollte ein Verhaltensversprechen sein. Versprechen Sie sich (und Ihrem Umfeld), dass Sie Ihre Zeit konzentriert nutzen werden. Mehr nicht.

Vergessen Sie Ergebnisse. Die werden sich einstellen, wenn Sie Ihr Zeitversprechen tapfer einhalten. Immer wieder. Immer häufiger pro Tag.

Und wenn Sie dann auch noch in ganz einfacher Weise protokollieren, was Sie in diesen Zeitblöcken tun, objektivieren Sie Ihr Gefühl, ob Sie Sinnvolles leisten oder nicht. Arbeiten Sie nur an Dringendem? Nehmen Sie sich Zeit für Wichtiges? Springen Sie häufig zwischen Aufgaben? Wem dienen Sie überhaupt mit der Arbeit? Wie groß ist der Anteil Ihrer Arbeit an der Zeit, die Sie im Unternehmen verbringen?

All das sind Fragen, die ohne „harte Daten“ keine befriedigende Antwort finden können.

Falls Sie keinen Druck im Job spüren, wenn die Arbeit fließt und Sie die Dinge locker geregelt kriegen, haben Sie keinen Bedarf an einer solchen Umorientierung. Machen Sie weiter wie bisher.

Doch wenn Sie Druck spüren, wenn Sie geschafft sind von Geschäftigkeit, wenn Sie nicht wissen, wo Ihnen der Kopf steht, wenn Sie Erschöpfung und Überlastung an sich nagen fühlen… dann ist es Zeit, etwas zu tun. Dann müssen Sie wieder die Kontrolle übernehmen – dort wo Sie können. Und das ist bei der Zeit. Immerhin gehört die Ihnen. Es ist Ihre Lebenszeit. Die Hoheit darüber sollten Sie nicht aus den Händen geben.

Und nun: Back to work! Entspannt im Takt geht das ganz leicht.

 

PS: Management-Vordenker Peter Drucker ist übrigens auch ein Freund des systematischen Umgangs mit Zeit! Die Zeit auf Platz 1 und protokollieren, was getan wird, das gehört auch nach Drucker zu den Basics professioneller Arbeit:

  • “Effective knowledge workers, in my observation, do not start with their tasks. They start with their time.”
  • The important thing is that it gets done, and that the record is made in “real” time…
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