Verschwenderisches Arbeiten mit Tagesplan

Flexibel bleiben Sie bei der systematischen Erledigung Ihrer Aufgaben, wenn Sie keinen großen Tagesplan machen. Stattdessen fokussieren Sie sich für eine gewisse Dauer auf eine Aufgabe – und orientieren sich am Ende dieses festgelegten Zeitraums neu. Dieses Vorgehen habe ich ausführlich hier beschrieben.

Nicht jeder kann sich darauf allerdings gleich einlassen. Der Verzicht auf einen Plan für den ganzen Tag scheint unmöglich oder nicht erlaubt. Deshalb möchte ich das Szenario aus dem vorherigen Artikel hier nochmal durchspielen, dieses Mal mit Tagesplan. Sehen Sie selbst, ob das einen Unterschied macht.

Auf dem Zettel

Auf Ihrem Zettel sind zu Tagesbeginn (oder am Vorabend) wieder drei Aufgaben: S, M, L.

Die haben Sie mit Aufwänden in einem gewissen Bereich geschätzt. Wenn es gut läuft, dann könnten Sie alle an einem Tag erledigen. So scheint es jedenfalls noch.

Schritt 1: Reservieren

Statt jedoch einfach loszulegen, schauen Sie sich Ihren Tag etwas genauer an. Sie wissen, dass es eine Besprechung um 10:00 Uhr gibt, die 30 Minuten dauern soll. Außerdem ist gewiss, dass Sie ein Mittagessen brauchen. Das dauert üblicherweise auch 30 Minuten.

Und noch etwas wissen Sie: Irgendwas kommt immer dazwischen. Es wird weitere Unterbrechungen und Störungen geben, so dass Sie nicht konzentriert an einer Aufgabe sitzen können.

Deshalb reservieren Sie von vornherein im Tageskalender Zeiträume, über die Sie keine Kontrolle haben. Das sind Besprechung und Mittagessen sowie ein Puffer.

20% Pufferzeit ist das Minimum, also ca. 1,5 Stunden.

Schon jetzt ist klar: Alle Aufgaben sind an einem Tag nicht machbar. Von 8 Stunden sind nur noch 5,5 übrig. Das ist zu wenig selbst für den optimistischen Fall. Eine Zusage der Erledigung aller drei Aufgaben sollten Sie nicht machen bzw. zurücknehmen.

Die Pufferzeit am Ende hat übrigens nichts zu tun mit der Ungenauigkeit der Aufwandsschätzungen für die Aufgaben. Die resultiert ja einzig aus den Aufgaben selbst; eine Aufgabe kann sich als schwieriger herausstellen oder Sie finden benötigte Daten nicht so schnell wie erwartet. Beim Puffer geht es hingegen darum, darüber hinaus entstehende unerwartete Vergrößerungen der Durchlaufzeit zu kompensieren. Die Aufgabe kann dann so einfach bleiben wie gedacht – trotzdem verzögert sich die Fertigstellung durch Störungen.

Schritt 2: Priorisieren

Jetzt müssen Sie überlegen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben am besten abzuarbeiten sind. Welche sollten Sie als erste angehen, welche dann, welche danach?

Das Kriterium kann Dringlichkeit sein, aber auch Unsicherheit oder Freude. Nehmen wir an, Sie entscheiden sich für M, L, S.

War die Bildung einer solchen Reihenfolge über alle Aufgaben leichter oder schwieriger als die Wahl nur der unmittelbar anzugehenden? Ich vermute, eine komplette Reihenfolge zu bestimmen, ist zeitintensiver. Sie können ja nicht aufhören, sobald Sie sich für die erste Position entschieden haben. Und wofür dieser Mehraufwand? Ich halte das für Verschwendung. Es wird eine Verlässlichkeit vorgegaukelt („So wird die Reihenfolge der Abarbeitung den Tag über sein!“), die letztlich nicht existiert.

Bevor Sie weitergehen zum nächsten Schritt: Soll die Reihenfolge tatsächlich so bleiben? Inhaltlich mögen Sie perfekt priorisiert haben. Doch ein Blick genügt zu sehen, dass S gar nicht und L nur mit Mühe an dem Tag fertiggestellt werden kann. Sehen Sie das auch?

Ich schiebe Ihnen die Aufgaben in der Priorität mal zusammen, so dass die Schätzungenauigkeit beim Aufwand für alle ganz am Ende steht:

L kann nur fertiggestellt werden, wenn der komplette Puffer ausgereizt ist und der Aufwand minimal ist. Ich wittere hohes Risiko.

S liegt schon im Bereich des Unverrückbaren. Besprechung und Mittagessen sind nicht diskutierbar. Eigentlich.

Wäre es angesichts des hohen Risikos nicht besser, S nach vorne zu ziehen und verlässlich zu erledigen – und gleichzeitig L verlässlich nicht zu schaffen. Das ist zwar vielleicht für den Auftraggeber von L unschön, doch zumindest herrscht mehr Klarheit.

Also: die finale Prioritätenliste ist M, S, L.

Schritt 3: Zuweisen

Jetzt der detaillierte Tagesplan! Sie legen die Arbeitsdauer für jede Aufgabe fest. Ob die ausreichen wird, um sie zu erledigen, ob also Aufwand <= Dauer ist, wissen Sie natürlich nicht.

Angesichts dieser Ungewissheit wähle ich für die geplante Dauer den minimalen Aufwand. Die Aufwandsschwankung ziehe ich heraus und stelle sie ans Tagesende zum Puffer.

Die minimalen Aufwände von M und S stecken komplett im Tag. Bei L hat es dafür aber nicht mehr gereicht. Es bleibt ein Rest für den nächsten Tag.

Schritt 4: Ausführen

Start! Sie legen los und arbeiten an der ersten Aufgabe. Volle Konzentration…

Schritt 5: Orientierung

Stopp! Sie halten nach Ablauf der für M geplanten Dauer inne. Das ist um 11:30 Uhr.

Frage Nr. 1: Ist M erledigt? Nein.

Frage Nr. 2: Wie war die Produktivität? Von 2,5 Stunden konnten Sie 0,5 Stunden geplant wegen der Besprechung nicht an M arbeiten. Darüber hinaus sind Sie aber noch in der Kaffeeküche versackt (15 Minuten) und der Chef hat Ihnen ein Ohr abgekaut (15 Minuten). Netto waren 1,5 Stunden von 2,5 übrigen, die Produktivität mithin bei 60%. Der Puffer wurde angegriffen.

Wie jetzt weiter? Soll M erstmal abgeschlossen werden? Oder wollen Sie S wie geplant beginnen und M später fortsetzen? Was ist jetzt dringender: Planeinhaltung oder Fertigstellung?

Sie entscheiden sich für Fertigstellung. Der verbleibende Aufwand scheint überschaubar. Sie weisen M nochmal eine Dauer von 45 Minuten zu. Bis zum Mittagessen sollte die Sache durch sein.

Alle weiteren Aufgaben verschieben sich entsprechend.

War es jetzt hilfreich, einen Plan für den ganzen Tag zu haben? Ich kann das nicht erkennen. Überhaupt abwägen zu müssen zwischen Fertigstellung oder Planeinhaltung, ist unnötiger Aufwand. Und dann die Verschiebung des Restplans. Unnötig. Pure Verschwendung. Jede anfänglich vorgegaukelte Sicherheit ist schon zum Fenster hinaus.

Naja, weiter: Nächste Orientierung 12:15 Uhr.

Wiederholen

So geht es immer weiter. Ausführen, orientieren, Plan anpassen, ausführen, orientieren, Plan anpassen…

Um 12:15 Uhr stellen Sie fest, dass M immer noch nicht fertig ist. Mist. Was nun? Das Mittagessen verschieben? Oder ausfallen lassen? Denn sonst müsste der weitere Plan wieder angepasst werden. Also hauen Sie noch eine halbe Stunde rein.

Zum Glück ist es um 12:45 Uhr geschafft. M ist fertig – und Sie können nach Plan weiterarbeiten. Mittagessen ist eh für Warmduscher.

Beim nächsten planmäßigen Stopp um 13:15 Uhr stellen Sie allerdings fest, dass es mit S nicht so gut geklappt hat. Es gab eine Störung von 15 Minuten. Und Sie sehen auch noch kein Land in Sicht. Also geben Sie sich noch 1 Stunde. Außerdem ist da noch eine weitere Aufgabe N mit 1,5-2 Stunden hereingekommen. Die sollte ebenfalls noch heute erledigt werden. Puh… Was tun?

Da L ohnehin nicht zu schaffen ist, legen Sie die Aufgabe komplett zurück auf die Halde für morgen. Heute schieben Sie nach S stattdessen N ein.

Eine Stunde später um 14:15 Uhr ist S tatsächlich geschafft. Auf zu N. Nächster Stopp um 17:00 Uhr.

Leider hat sich N als tückisch erwiesen. Außerdem kamen wieder zwei Störungen von 15 Minuten dazwischen. N ist nicht fertiggestellt.

Was tun? Fertig werden und Überstunden schieben, damit der Plan eingehalten wird? Oder den Rest von N auf die Halde für morgen packen, wo schon L liegt? Was, wenn beide Aufgaben zusammen wieder nicht verlässlich schaffbar sind? Für N schätzen Sie, dass bestimmt noch 1-1,5 Stunden nötig sind.

Fazit

Was hat es gebracht, dass Sie einen Tagesplan gemacht haben? War die Arbeit entspannter? Ist irgendetwas effizienter gelaufen? Haben Sie mehr geschafft als ohne solchen Plan?

Ich kann nur Verschwendung und ungesundes Verhalten sehen. Den Plan immer wieder anpassen und sich dabei neue Erwartungen aufbauen, hat keinen Nährwert. Ebenso, das Mittagessen ausfallen zu lassen. Aber das ist oft ein Ergebnis von detaillierten Plänen: Ihre Einhaltung wird plötzlich wichtiger als das eigentlich Wichtige, hier: die Gesunderhaltung.

Und was wäre gewesen, hätten Sie sich zwischendurch nicht immer wieder orientiert und den Plan angepasst? Dann wäre er Ihnen komplett um die Ohren geflogen. Wozu ihn dann überhaupt machen?

Also: Der Tagesplan war reine Verschwendung. Arbeit, die abgelenkt hat vom Wesentlichen. Arbeit die wiederholt getan wurde, weil sich etwas verändert hat. Das Ergebnis „Tagesplan“ musste nachgebessert werden. Re-work. Waste.

Bei der Arbeit ohne Tagesplan und nur mit Fokusaufgaben war solche Nachbesserung nicht nötig. Es gab lediglich festgelegte Orientierungspunkte. An denen wurde entschieden, wie es weitergeht. Das ist keine Verschwendung, sondern eine Notwendigkeit. Darüber hinaus existierte keine Erwartung. Insofern gab es auch keine Enttäuschung. Das Mittagessen musste nicht verschoben werden.

Tagespläne erzeugen Erwartungen: Die Erwartung an ihre Einhaltung und die Erwartung an Ergebnisse.

Fokusaufgaben sind frei von solchen Erwartungen. Es gibt lediglich eine abgesteckte Dauer der Konzentration auf eine Aufgabe. Ob am Ende das Ergebnis geliefert wird, ist zweitrangig.

Meine Empfehlung lautet daher weiterhin: Wenden Sie Ihren Blick ab vom Ergebnis und hin zur Zeit. Die Zeitdauer, die Sie als nächstes auf eine Aufgabe verwenden, haben Sie unter Kontrolle. Sie können sagen, „Ich arbeite 3 Stunden an der Aufgabe, dann orientiere ich mich neu.“ Mehr nicht.

Ob Sie sich dann wirklich 3 Stunden auf die Produktions konzentrieren konnten oder nur 2 Stunden, ist egal. Ohne Zorn und Eifer betrachten Sie Ihren Fortschritt nach der festgelegten Dauer – und planen nur den nächsten Schritt. Welche Aufgabe für welche Dauer als nächstes?

Die Halde an noch nicht erledigten Aufgaben erzeugt auch dabei natürlich einen zumindest latenten Druck. Doch der ist geringer als der eines ausgefeilten Tagesplanes. Zum „Spott“ des Unfertigen müssen Sie ja nicht noch den Schaden eines fehlgeschlagenen Planes addieren.

Ansonsten macht die Trennung von Fokusaufgabe und Halde nur flexibel. Die Halde ist bei den Orientierungen offen für jede Schandtat. Sie sind maximal reaktionsfähig. Wenn das nichts wert ist…

Also: Schauen Sie auf Ihre Füße. Schreiten Sie verlässlich voran. Die Ergebnisse werden sich schon einstellen. Keine Sorge.

Veröffentlicht in Allgemein

Produktivitätstipp des Tages: Zeit über Ergebnisse

Wenn Sie kaum wissen, wie Sie all Ihre Aufgaben schaffen sollen… dann wenden Sie den Blick ab vom Ergebnis. Denn auf das Ergebnis starren Sie dann gerade wie das Kaninchen auf die Schlange – oder wie Mowgli auf Raa.

(Aus Disney’s „Dschungelbuch“)

Die zu liefernden Ergebnisse hypnotisieren Sie. Die Ungewissheit, ob Sie auch zeitgerecht wie erwartet oder gar versprochen liefern können, stresst Sie. Sie empfinden massiven Druck. Das ist kein schöner Zustand, oder? Vor allem ist der dem „Schaffen“ nicht förderlich. Ich würde sogar sagen: Solange Sie auf das Ergebnis starren, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie alles schaffen, was Sie sich vorgenommen haben.

Doch wie geht es anders? Wie geht es entspannter? Vergessen Sie das „Schaffen“, tun Sie einfach!

Übernehmen Sie die Kontrolle

Wenn ich sage, Sie sollen den Blick vom Ergebnis abwenden, dann meine ich, Sie sollen loslassen, worüber Sie wenig oder gar keine Kontrolle haben. Ergebnisse in einem begrenzten Zeitraum verlässlich herstellen, ist etwas für absolute Profis, für Leute, die ständig unheimlich viel trainieren, für Leute, die vergleichbare Ergebnisse schon unendlich oft in ähnlicher Zeit hergestellt haben.

Ich will Ihnen nicht zu nahe treten, aber wenn Sie nicht gerade Bäcker sind und ihr tausendstes Brot backen, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie nicht wirklich, wirklich wissen, wie lange Sie brauchen, um ein von Ihnen gefordertes Ergebnis herzustellen.

Sie mögen eine grobe Idee haben, dass Ergebnis A im Rahmen von 2-3 Stunden, Ergebnis B im Rahmen von 8-12 Stunden und Ergebnis C im Rahmen von 24-40 Stunden herstellbar ist. So weit sind Sie „Profi“ oder ein solider Handwerker in Bezug auf das Ergebnis. Doch der Unsicherheitsfaktor ist immer noch 50% oder mehr. Wenn Sie 4 Aufgaben vom Typ A auf dem Zettel haben, könnte es sein, dass Sie die heute schaffen (4×2 Stunden = 8 Stunden) – es könnte aber auch sein, dass Sie morgen noch den halben Tag daran sitzen (4×3 Stunden = 12 Stunden = 8 Stunden + 4 Stunden).

Und worüber reden wir überhaupt? Wenn Sie 2-3 Stunden oder auch nur 20-30 Minuten für eine Aufgabe im Kopf haben, ist das der Aufwand (bzw. die Produktionszeit), ist das die Dauer (bzw. die Durchlaufzeit) oder ist das die Lieferzeit?

Die Dauer ist der Zeitraum von Beginn der Arbeit an einer Aufgabe bis zu ihrer Fertigstellung. Der Aufwand ist der Zeitraum, in dem Sie tatsächlich an einer Aufgabe arbeiten. Es gilt: Aufwand < Dauer.

Die Lieferzeit hingegen ist der Zeitraum vom Eintreffen des Auftrags bis zur Abgabe des Ergebnisses. Es gilt: Dauer < Liefereit.

Ein Beispiel: Ihr Chef kommt morgens um 8:00 Uhr mit einer Aufgabe zu Ihnen, deren Aufwand Sie auf 2-3 Stunden schätzen. Sie beginnen die Arbeit daran nach Inbox-Check und einem Kaffee um 9:00 Uhr. 1 Stunde konzentrieren Sie sich auf die Aufgabe, dann werden Sie jedoch für 30 Minuten unterbrochen. Anschließend wieder 1 Stunde konzentrierte Arbeit. Dann wieder eine 30minütige Unterbrechung. Nach der nochmals 30 Minuten Fokus auf die Aufgabe. Dann legen Sie 30 Minuten Mittagspause ein. Erst danach bringen Sie mit weiteren 30 Minuten die Aufgabe zu Ende. Ihrem Chef können Sie das Ergebnis allerdings erst um 16:00 Uhr vorlegen, da der bis dahin in Besprechungen sitzt.

Sie haben für die Aufgabe zwar „nur“ 3 Stunden Aufwand gehabt, d.h. reine Produktionszeit, und sind somit im geschätzten schlechtesten Zeitrahmen geblieben. Doch gedauert hat die ganze Aktion von 9:00 Uhr bis 14:00 Uhr; die Durchlaufzeit war mithin 5 Stunden. Und die Lieferzeit betrug sogar 8 Stunden.

Wenn das nächste Mal jemand um 8:00 Uhr zu Ihnen mit einer Aufgabe kommt und fragt „Wie lange?“, welche Zeit nennen Sie diesem Auftraggeber? Sehr wahrscheinlich ist das die Lieferzeit. Sie sagen: „Ich kann dir das Ergebnis um 16:00 Uhr vorlegen.“ Innerlich überlegen Sie jedoch, wie viel Aufwand Sie damit haben werden; Sie schätzen die Produktionszeit ab: „Hm… das ist nicht so schwierig. Wahrscheinlich ist das in 2 Stunden getan. Im schlimmsten Fall sind es 3 Stunden.“

Die Durchlaufzeit hingegen nehmen Sie sehr wahrscheinlich gar nicht in den Blick. Sie ahnen nur, dass die größer sein wird als die abgeschätzt Produktionszeit. Außerdem können Sie nicht sofort anfangen. Also schlagen Sie nochmal einen Prozentsatz drauf und machen ein Ergebnisversprechen nicht für in 3 Stunden, sondern eines für in 8 Stunden.

Läuft es ungefähr so bei Ihnen ab?

Ich jedenfalls kenne viele Menschen, die so planen.

Leider führt das meist aus dem Stand in den Stress. Der Fokus ist auf einem Ergebnis; es wurde ja ein Ergebnisversprechen abgegeben. Doch zu dem Zeitpunkt ist meistens unklar, was sonst noch so auf dem Zettel ist. Ganz davon zu schweigen, was noch dazwischenkommt im Tagesgeschäft.

Mit dem Ergebnisversprechen starren Sie auf den Liefertermin – und verlieren die Produktionszeit aus dem Blick. Und das nicht nur für eine Aufgabe, sondern auch für alle anderen, die schon in Ihrer Abarbeitungsschlange stehen oder sich in den nächsten Stunden in die einreihen.

Aus diesem Stress kommen Sie nur heraus, wenn Sie konsequent auf die Durchlaufzeit, die Dauer schauen. Sie müssen Ihren Fokus planen – dann wird sich das Ergebnis schon einstellen. Und zwar so früh wie es eben sein kann.

Nur über die Durchlaufzeit haben Sie Kontrolle. Sie bestimmen nur, wann Sie an welcher Aufgabe in welcher Dauer arbeiten. Selbst die Produktionszeit innerhalb dieser Durchlaufzeit kann Ihnen leicht entgleiten.

Schritt 1: Reservieren

Nehmen wir an, Sie haben 3 Aufgaben zu erledigen. Eine (M) dauert 2-3 Stunden, eine andere (S) 0,5-1 Stunde, die letzte (L) 5-7 Stunden.

Wenn alles superglatt läuft, ließen sich alle Aufgaben innerhalb eines 8-Stunden Tages abschließen. Sollten Sie davon aber ausgehen? Sicher nicht! Widerstehen Sie der Versuchung, Ihren Tag lückenlos zu planen. Sie sind kein Konzernboss und auch kein Spitzenpolitiker. Außerdem machen lückenlose Tage bei aller Effizienz keine Freude, finde ich. Der Mensch ist nicht für 8 Stunden dauerhafte Konzentration gemacht.

Planen Sie daher als allererstes Puffer in Ihren Tag ein. Gehen Sie von 40% Zeit aus, die Sie nicht vorab für irgendeine spezielle Aufgabe reservieren. Keine Angst, am Ende des Tages haben Sie diese 3,2 Stunden keine Langeweile gehabt. Irgendwas kommt immer dazwischen. Ihr Puffer wird aufgezehrt.

Wenn Ihnen 40% gar nicht vorstellbar sind, dann rechnen Sie mit 20%. Das sind bei 8 Stunden immer noch 1,6 Stunden oder ca. 90 Minuten.

Diesen Puffer reservieren Sie nun am Ende des Tages. Der planbare Teil des Tages erstreckt sich nicht mehr von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr, sondern nur noch von 9:00 Uhr bis 15:30 Uhr!

Schritt 1.1: Besprechungen

Allemal werden Sie sich unwohl mit 40% Puffer fühlen, wenn Ihnen von des Tages Arbeitszeit schon durch vereinbarte Besprechungen etwas gestohlen wird.

Reservieren Sie also in Ihrem Tag nicht nur Puffer am Ende, sondern auch andere Blöcke, über die Sie keine Kontrolle (mehr) haben.

Wenn schon klar ist, dass von 10:00 bis 10:30 Uhr eine Besprechung Ihre Aufmerksamkeit fordert, dann steht diese Zeit nicht mehr zur Aufgabenerledigung zur Verfügung. Das müssen Sie in der Tagesübersicht deutlich machen. Dito für eine nennenswerte Pause wie das Mittagessen.

Der Puffer am Ende ist nur für unvorhergesehene Verzögerungen gedacht.

Insgesamt bekommen Sie durch die Reservierungen eine Idee davon, was realistisch machbar ist. Während zunächst alle Aufgaben im günstigsten Fall erledigbar schienen, ist das nun nicht mehr so. 8 Stunden abzüglich Besprechung und Mittagessen und Puffer sind zusammengeschrumpft auf 5,5 Stunden netto. Das ist viel weniger als die minimal benötigten 7,5 Stunden für S, L, M. Schon nach dem Reservierungsschritt können Sie sich daher verabschieden von dem Wunschtraum, alles an einem Tag zu erledigen. Eine ernüchternde, aber auch klärende Erkenntnis, oder?

Schritt 2: Priorisieren

Wie erledigen Sie nun die Aufgaben S, M, L? Gar nicht! Nochmal: Wenden Sie den Blick ab vom Erledigen, vom Fertigstellen. Das haben Sie einfach nicht in der Hand.

Konzentrieren Sie sich darauf, was Sie wirklich kontrollieren können. Das ist zunächst die Reihenfolge, in der Sie an den Aufgaben arbeiten.

Welche Aufgabe wollen Sie zuerst angehen, welche danach, welche erst als Letzte?

Um es einfach zu halten: Arbeiten Sie die Aufgaben nach der Dringlichkeit ab. Wo ist der Nutzen am höchstens, wenn Sie termingerecht liefern? Wo ist der Schaden am größten, falls Sie nicht termingerecht liefern? (Dass es neben dem ewig Dringlichen auch noch Wichtiges gibt, lasse ich der Einfachheit halber hier unberücksichtigt. Sie haben erstmal genug damit zu tun, aus dem „Wegschaffen“-Modus herauszukommen.)

Für alle Aufgaben nehme ich an, dass die Erledigung für heute oder morgen zugesagt wurde. Andernfalls müssten Sie sich um ihre Erledigung noch nicht kümmern. Wenn Sie immer eine Menge „auf dem Zettel haben“, dann ist eine Aufgabe wie M, deren Ergebnis Sie erst in 2 Wochen liefern müssen, kein Thema für heute. (Eigentlich wäre hier eine Diskussion darüber angebracht, was eigentlich „dringend“ bedeutet. Doch ich überlasse das für den Moment mal Ihrem Gefühl.)

Also: S, M, L könnten heute alle geschafft werden, weitere mögen dazu kommen. Welche Aufgabe ist nun Dringendste? Sie müssen sich entscheiden.

Zum Glück müssen Sie aber auch nicht mehr tun. Sie müssen nur die eine im Moment Dringendste Aufgabe bestimmen. Machen Sie keinen weiteren detaillierten Plan, welche Aufgabe danach und danach dran ist. Mit einem solchen Plan würden Sie sich unnötig einengen.

Ob Sie einen ausführlichen Plan haben oder nicht: Sie schaffen am Tag immer dasselbe. Mit Plan wird der Tag ja nicht länger. Doch mit Plan machen Sie es sich schwerer, auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Im Laufe des Tages könnten Sie ja weitere Informationen gewinnen, die Einfluss auf die Dringlichkeit der verbleibenden Aufgaben haben. Dann müssten Sie Ihren Plan ändern.

Viel einfacher ist es hingegen, wenn Sie sich für die vor Ihnen liegende Zeit auf nur 1 Aufgabe konzentrieren: die unzweifelhaft in diesem Moment Dringendste. (Oder die, die Ihnen am meisten am Herzen liegt oder die, die Ihnen am meisten Spaß macht, oder die, bei der Sie sich am unsichersten fühlen. Bevor Sie viel Zeit in die Bestimmung der „objektiv“ dringlichsten Aufgabe versenken, wählen Sie einfach intuitiv.) Das ist Ihre Fokusaufgabe.

Für das Beispiel hier nehme ich einfach mal die Aufgabe M als die an, die momentan als die erscheint, die es wert ist, zuerst bearbeitet zu werden. Damit teilt sich der Haufen Ihrer Aufgaben: da ist einerseits die anstehende Aufgabe M und da ist andererseits der Rest.

Es gibt keinen 2. oder 3. Platz. Es gibt nur den 1. Platz, nur eine Gewinnerin im Wettbewerb um die Dringlichkeit.

Schritt 3: Zuweisen

Bevor Sie nun jedoch mit M beginnen noch eine weitere Überlegung: Wie viel Zeit wollen Sie der Fokusaufgabe geben?

Legen Sie vor Beginn der Arbeit an einer Aufgabe fest, wie lange Sie maximal daran arbeiten wollen – egal, ob Sie damit fertig werden oder nicht.

Es geht also um eine Dauer, keinen Aufwand! Über den Aufwand, der tatsächlich während dieser Dauer in die Aufgabe fließt, haben Sie nur bedingt Kontrolle. Im Idealfall füllen Sie die Dauer aber natürlich komplett mit Aufwand.

Aufgabe M ist mit 2-3 Stunden Produktionszeit geschätzt. Wollen Sie daher nun 2 oder 3 Stunden dafür reservieren? Ich rate dazu, zunächst nur 2 Stunden Durchlaufzeit zu reservieren. Das ist eine realistische Annahme sogar für den Aufwand; die hat das Potenzial, Sie zu fokussierter Arbeit zu motivieren. Und im Verlauf der 2 Stunden werden sich weitere Informationen ergeben, ob die Aufgabe leichter/schwieriger ist als gedacht oder wie es mit der Dringlichkeit steht. Vielleicht liegt die Produktionszeit nahe an dieser Durchlaufzeit – vielleicht aber auch nicht.

Keine Angst, dass Sie am Ende keine weiteren Stunden haben, falls Sie mit diesen 2 Stunden nicht auskommen. Erstens ist der Tag ja nach den 2 Stunden noch nicht um; zweitens haben Sie am Ende des Tages schon einen Puffer reserviert.

Am besten liegt die zugewiesene Durchlaufzeit von 2 Stunden am Stück. Dann beginnen Sie um 9:00 Uhr und arbeiten konzentriert an M bis 11:00 Uhr. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, sie mit viel Produktionszeit zu füllen.

Doch, ach, da ist ja noch die Besprechung von 10:00 bis 10:30 Uhr im Kalender. Aber die ist kein Problem. Sie können bei der Durchlaufzeit von 2 Stunden bleiben und wissen, dass nicht mehr als maximal 1,5 Stunden Produktionszeit darin liegen werden.

Oder Sie verlängern die Durchlaufzeit auf 3 Stunden von 9:00 bis 12:00 Uhr und hoffen, dass Sie darin 2 Stunden oder auch ein bisschen mehr Produktionszeit finden. Wenn das klappt, haben Sie eine Chance, die Aufgabe komplett bis zum Mittag zu erledigen. Ja, so würde ich die Durchlaufzeit zuweisen, wenn die Besprechung schon feststeht. Im Zweifelsfall lieber ein wenig großzügiger (oder pessimistischer) denken.

So weit zumindest der grobe Plan. Der grobe, nicht der feine! Einen feinen Plan gibt es nicht. Auf mehr als die nächsten Stunden Durchlaufzeit für M sollten Sie sich nicht festlegen.

Schritt 4: Ausführen

Nun geht es an die Arbeit. Hauen Sie rein! Packen Sie M an. Fokussieren Sie sich auf M während der Durchlaufzeit maximal. Vermeiden Sie Unterbrechungen. Allemal sollten Sie Störungen wie eingehende Anrufe und auch Fragen von Kollegen minimieren, wenn nicht gar ausschließen.

Stören Sie sich auch nicht selbst durch neugierige Blicke auf Facebook-Benachrichtigungen und dergleichen. Dafür ist später Zeit. Die Welt wird sich auch ohne Sie weiterdrehen. Aber die Aufgabe kommt nicht voran, wenn Sie sich ihr nicht konzentriert widmen.

Jeder Blick links oder rechts von der Aufgabe verzögert die Fertigstellung. Ihre verlässliche Lieferung gerät in Gefahr.

Das Gefühl „nichts geschafft zu haben“ speist sich zu einem guten Teil aus unkonzentrierter Arbeit und einer Vielzahl von Störungen und Unterbrechungen. Seien Sie also wachsam!

Schritt 5: Orientieren

Das nächste Mal denken Sie über Ihren Aufgabenzettel erst nach, wenn die Durchlaufzeit abgelaufen ist. (Oder, falls das passieren sollte, wenn Sie die Fokusaufgabe vor Ablauf fertiggestellt haben sollten.)

Am Ende der Durchlaufzeit tauchen Sie aus der Fokusaufgabe sozusagen auf und orientieren sich. Das ist ein ganz wesentlicher Schritt, um nicht in Aufgaben zu ertrinken und um den Fortschritt sicherzustellen!

Orientierung bedeutet: Sie betrachten, was Sie bisher geschafft haben.

Frage Nr. 1: Haben Sie die Aufgabe erledigt? Wenn ja, dann ist alles gut. Klopfen Sie sich auf die Schulter.

Frage Nr. 2: Wie produktiv waren Sie?

Produktivität ist das Verhältnis von Produktionszeit zur Durchlaufzeit.

Im Beispiel oben kann die Produktivität maximal 83% betragen: 2,5 Stunden Produktionszeit innerhalb von 9:00 bis 12:00 Uhr Durchlaufzeit. Aber vielleicht sind sie nach der Besprechung noch in der Kaffeeküche bei einem Plausch hängengeblieben (15 Minuten) und konnten den Chef, der plötzlich in Ihrem Büro stand, nicht abwimmeln (15 Minuten). Dann haben Sie nur 2 Stunden Aufwand getrieben und Ihre Produktivität ist 66%.

Das ist insbesondere interessant zu wissen, wenn die Aufgabe noch nicht erledigt ist. Denn nun gilt es, für die verbleibende Arbeitszeit zu bestimmen, wie es weitergeht.

Von Ihrer Pufferzeit können Sie mindestens die 30 Minuten für die Verzögerungen in der Kaffeeküche und mit dem Chef abziehen. Ihnen bleibt noch planbare Zeit von 12:00 bis 16:00 Uhr.

Falls das Ergebnis für M noch nicht hergestellt werden konnte, müssen Sie überlegen, wie viel Aufwand dafür noch ungefähr zu erwarten ist. Nehmen wir an, das sind 0,5-1 Stunde.

Auf Ihrem Zettel stehen also weiterhin 3 Aufgaben: S und L wie bisher, aber auch noch M in reduzierter Form. Was nun?

Gehen Sie zurück zu Schritt 2. Priorisieren Sie erneut. Wo soll nun der Fokus liegen? Wollen Sie Aufgabe M versuchen abzuschließen? Das liegt nahe, denn nur dann war die bisher schon investierte Zeit sinnvoll eingesetzt. Aber Sie könnten auch entscheiden, erstmal S abzuhaken. Wenn die Wahrscheinlichkeit für deren Fertigstellung höher liegt als bei M oder der Empfänger für S in der Zwischenzeit sichtbar ungeduldig geworden ist… dann könnte auch ein Aufgabenwechsel angezeigt sein. (Sie würden Multitasking betreiben… doch manchmal ist das vielleicht, vielleicht das kleinere Übel. Es gilt ja auch immer, mehrere Kräfte und Bedürfnisse auszubalancieren. Effizienz ist nicht alles.)

Anschließend mit der neuen Fokusaufgabe S weiter zu Schritt 3. Welche Durchlaufzeit wollen Sie zuweisen? Die Produktionszeit soll 0,5-1 Stunde betragen. Aber Sie wollen noch zum Mittagessen gehen, also setzen Sie 1,5 Stunden Durchlaufzeit an.

Nächste Orientierung um 13:30 Uhr.

Wiederholen

In dieser Weise schreiten Sie durch den Tag voran:

  • Priorisieren
  • Zuweisen
  • Ausführen
  • Orientieren

usw. usf.

Um 13:30 Uhr schauen Sie, wie Sie mit Aufgabe S vorangekommen sind. Ist die fertiggestellt? Wunderbar! Wie war die Produktivität? Sie haben das Mittagessen etwas ausgedehnt (45 Minuten), dennoch sind Sie mit der zugewiesenen Durchlaufzeit ausgekommen? Dann beträgt Ihre Produktivität 50%.

Der Puffer ist um weitere 15 Minuten geschrumpft:

Die Produktivität ist zwar nicht besonders hoch. Doch die Unterbrechung durch das Mittagessen war geplant. Kein Grund zur Sorge.

Was nun? Aufgabe M fertigstellen? Es stehen noch 0,5-1 Stunde Aufwand aus. Welche Durchlaufzeit setzen Sie für diese Fokusaufgabe an? Da der Nachmittag ohne Besprechungen ist, planen Sie 1 Stunde Durchlaufzeit.

Um 14:30 Uhr orientieren Sie sich wieder. Aufgabe M ist abgeschlossen. Produktivität? 75%, da sie einmal 5 Minuten und einmal 10 Minuten durch Kollegen unterbrochen wurden. Der Puffer ist um weitere 15 Minuten geschrumpft.

Außerdem hat Ihnen einer der Kollegen eine weitere Aufgabe (N) reingereicht, die Sie bitte auch noch bis morgen erledigen. Sie schätzen den Aufwand auf 1,5-2 Stunden.

Bis zum Arbeitsende sind es noch 2,5 Stunden. Was nun? S und M vom Tagesanfang sind fertiggestellt, L und nun auch N warten noch. Beginnen Sie mit L und wissen, dass Sie damit nicht fertig werden, auch wenn Sie den ganzen Puffer aufzehren? Oder schieben Sie die neue Aufgabe N dazwischen, weil es eine Chance gibt, zumindest sie bis Tagesende zu liefern?

Sie wählen N für diesen Tag und bestimmen schon jetzt (vorläufig) L zur Fokusaufgabe für den Beginn des nächsten Tages.

Die Durchlaufzeit für N setzen Sie mit 2,5 Stunden an. Sie brauchen damit den Rest der Arbeitszeit ganz bewusst auf. Sie erwarten nicht, noch eine weitere Aufgabe anzugehen.

Um 17:00 Uhr orientieren Sie sich abschließend. N ist geschafft. Die Produktivität war 80%. Einige Anrufe von Kunden haben Sie insgesamt 30 Minuten gestört. Aber da sie 2,5 Stunden Durchlaufzeit eingeplant hatten, konnte die Aufgabe dennoch fertiggestellt werden, auch wenn sie den maximal geschätzten Aufwand benötigt hat.

Zusammenschau

War das ein erfolgreicher Tag? Haben Sie an dem Tag etwas geschafft? Aber sicher!

Die Maß dafür ist allerdings nicht, ob Sie die Aufgaben, die am Morgen auf Ihrem Zettel waren, alle erledigt haben. Das ist nur für 2 von 3 der Fall. Zusätzlich haben Sie jedoch auch noch eine vierte Aufgabe erledigt, die plötzlich um die Ecke kam.

Nein, das Maß für den Erfolg ist, ob Sie systematisch mit Ihrer Zeit umgegangen sind. Sie haben zu jedem Zeitpunkt das getan, was mit den vorliegenden Informationen am ehesten Ihre volle Konzentration verdient hat.

Sie waren dabei realistisch, in dem Sie regelmäßig Orientierungspunkte angelaufen haben, die es Ihnen erlaubten, den Fokus zu wechseln, sollte das nötig oder möglich sein. Oder den Fokus beizubehalten, falls das besser gewesen wäre.

Über mehr als jeweils nur 1 Aufgabe mussten Sie sich keine Gedanken machen. Die Planung war also sehr, sehr überschaubar. Sie haben Konzentration mit Flexibilität verbunden.

Durch die Reservierung von Zeitblöcken vor dem Beginn der Arbeit konnten Sie sehen, was überhaupt grob machbar sein würde. Bei optimistischer Schätzung wären S, M und L vom Aufwand her in 8 Arbeitsstunden machbar gewesen. Doch Besprechung und Mittagessen waren schon fixiert. Zusätzlich braucht es Puffer für Unwägbares. Also musste klar sein, dass eben nicht alles „schaffbar“ sein würde.

Diese Erkenntnis hat die Priorisierung noch nötiger gemacht. Wenn nicht alles geht, womit dann beginnen? Umgekehrt: Was nehmen Sie immer wieder nicht in den Fokus und riskieren Sie, dass es nicht erledigt wird?

Nur wenn Sie dieses Bild ganz bewusst malen und über den fortschreitenden Tag aktualisieren, nur wenn Sie diese Entscheidungen immer wieder ganz bewusst treffen, betreiben Sie Zeitmanagement. Dann gehen Sie verantwortungsvoll mit ihrer knappen Zeit um. Nur so können Sie angesichts ewig überquellender Aufgabenkörbe erwarten, das Gefühl „Ich habe ordentlich etwas geschafft!“ zu entwickeln – selbst wenn eben nicht jede Aufgabe sofort und mit dem abgeschätzten Aufwand erledigt wird.

Zum Abschluss: Spüren Sie nochmal hinein in das Szenario. Die Kontrolle war stets dort, wo etwas unter Kontrolle stand: bei der Zeit. Das Ende des nächsten Durchlaufzeitblocks konnte stets festgelegt werden. Nur ein Abschnitt „Dauer“ war fix. Was in dieser Zeit erreicht werden konnte, war hingegen nicht fix. Darüber gab es viel weniger Kontrolle. Sich darauf zu kaprizieren, wäre eine Einladung von Enttäuschung gewesen.

Wäre mehr dazwischen gekommen, d.h. die Produktivität unvermutet niedriger gewesen, hätte bei den Orientierungen anders über die nächste Fokusaufgabe entschieden werden können. Dito, wenn die Dringlichkeit einer Aufgabe plötzlich angestiegen wäre. M hätte vor S abgeschlossen werden können. L hätte ab 12:00 Uhr der Fokus für den Rest des Tages sein können.

Hier ist, was Sie können:

  • Die Priorität von Aufgaben einschätzen
  • Den Fokus für die nächsten Stunden setzen
  • Die nächsten Stunden konzentriert arbeiten

Und das ist schon viel! Denn konzentrierte Arbeit ist gerade in brummender Büroumgebung eine rechte Kunst. Aber davon ein anderes Mal…

Und hier ist, was Sie nicht können:

  • Wissen, was Sie in den nächsten Stunden an Ergebnis produzieren

Versuchen Sie also, entspannter zu arbeiten, in dem Sie sich nicht von Ergebnissen antreiben lassen, sondern Ihr kostbarstes Gut fest in die Hand nehmen: die Zeit.

 

P.S. Achja, eine Frage wird Ihnen noch auf der Seele liegen: Hätten Sie am Tagesanfang sagen können, was Sie am Tagesende geliefert haben werden? Nein. Sie sehen ja, was alles passiert ist. Es gab Störungen, es gab Prioritätsverschiebungen. Warum hätten Sie jemandem den Mund wässrig machen sollen mit einem Ergebnisversprechen? Sie liefern, was Sie liefern, wenn Sie liefern. Nur der grobe Rahmen ist klar. Für S, M, L schien es, als seien Sie grob machbar an einem Tag. Nun, wie sich herausstellte, haben Sie das nicht geschafft.

So wie skizziert müssen Sie sich dafür aber nicht schlecht fühlen. Sie haben getan, was Sie tun konnten. Das könnten Sie sogar dokumentieren. Insofern sind Sie sogar gewappnet, wenn jemand meint, Sie wären faul gewesen oder Sie könnten doch noch mehr erledigen.

Von Faulheit keine Spur! Und noch mehr erledigen? Kaum. Oder höchstens, wenn alle Aufgaben weniger aufwändig sind. Egal, was man Ihnen auf den Zettel schreibst, der Arbeitstag hat nur 8 Stunden. In denen sind nicht beliebig viele Aufgaben erledigbar.

P.P.S. Wenn Sie noch nicht überzeugt sind von der Kraft der Fokusaufgabe, dann lesen Sie hier, wie der Tag mit einem hübschen Tagesplan verlaufen wäre… Achtung, Spoiler! Entspannter war er nicht.

Veröffentlicht in Allgemein

Unzuverlässige Lieferung

Heute hätte mein neues Sofa kommen sollen. Doch in meinem Wohnzimmer gähnt immer noch eine ungemütliche Lücke.

Geschichte eines gebrochenen Versprechens

Das Sofa hatte ich bei habitat gekauft. Geliefert werden soll es allerdings von einer Spedition. Mit der hatte ich vor Wochen schon den 9.3.2017 als Liefertermin abgemacht. Man hat sich also auf ein Ergebnisversprechen eingelassen. So weit, so gut.

Wann genau die Lieferung stattfindet, sollte ich am Tag vorher erfragen. Die Spedition wollte also ihr Ergebnisversprechen mit mehr Informationen erst später verfeinern. Eine gute Idee. Als ich gestern anrief, sagte man mir, das Sofa komme zwischen 9:40h und 11:40h. Einen 2-Stunden-Rahmen habe ich als angemessen empfunden. So weit, so gut.

Heute jedoch war das Sofa um 12:00h immer noch nicht geliefert. Also habe ich bei der Spedition angerufen. Dort teilte man mir mit, es gäbe eine Verzögerung… von 2,5 Stunden. Nun ist Schluss mit gut. Ich bin ärgerlich.

Das ist die Art von Unzuverlässigkeit, die Stress erzeugt. Das macht mir keinen Spaß, das macht natürlich auch der Besatzung des Transporters keinen Spaß. Wir alle sind Opfer einer Praktik des Versprechens, die schlicht nicht taugt.

Bessere Versprechen

Ergebnisversprechen sind schwierig. Umso schwieriger, je weniger man die Umstände unter Kontrolle hat. Hier ist das mindestens der Verkehr auf Autobahnen und in der Stadt. Oder es hakt bei einer vorherigen Anlieferung, weil dort noch nicht alles vorbereitet ist oder der Flur sehr eng ist oder der Aufzug ausgefallen ist oder was auch immer.

In solchen Fällen macht man einfach keine Ergebnisversprechen. Oder wenn, dann nur sehr grobe.

Wie hätte es besser gehen können?

Variante A: Die Spedition sagt mir, dass nur der Tag feststeht. Das wäre doof für mich, aber wenn dadurch die Wahrscheinlichkeit der Verlässlichkeit drastisch steigt, dann sei es halt so.

Variante B: Die Spedition sagt mir, dass nur der Tag feststeht, aber man mir während des Tages alle 30 Minuten Updates schickt, wie nah die Lieferung gerückt ist. Man könnte um 8:00h melden „Wir fahren los. Noch 9 Lieferungen vor Ihnen. Durchschnittlicher Auslieferungsaufwand 40 Minuten. Rechnen Sie mit uns gegen 14:00h“, um 8:30h meldet man „Nur noch 8 Lieferungen vor Ihnen. Rechnen Sie mit uns gegen 14:00.“, um 9:30h meldet man „Nur noch 7 Lieferungen vor Ihnen. Rechnen Sie mit uns gegen 14:30h.“ usw. usf.

Die erste Meldung könnte sogar schon dann geschickt werden, sobald klar ist, auf welchem Lieferplatz ich an dem Tag bin.

Variante C: Die Spedition nennt mir vorab immer noch einen Lieferzeitraum von 9:40h bis 11:40h – aber sobald sich daran etwas verschiebt, werde ich benachrichtigt. Die 2,5 Stunden Verzögerung, die man mir nannte, als ich nachfragte, sind ja nicht in dem Moment entstanden. Warum ist es eine Holschuld, die mitgeteilt zu bekommen?

Variante A und C wären immer noch Ergebnisversprechen. Wobei A natürlich weniger riskant ist als C. Aber zumindest hätte ich bei C früher eine Chance gehabt, meine Tagesplanung anzupassen.

Dass eine Vorabmeldung zumindest wie in Variante C möglich ist, zeigt mir die Auskunft, dass der Transporter sich 30 Minuten vor Eintreffen ohnehin melden würde. Das wusste ich nicht. Warum hat man mir das gestern nicht gesagt, als ich den Termin erfragt habe?

Ich bin dann Mittagessen gegangen mit dem Handy auf dem Tisch. So war ich bereit, in 30 Minuten ab Meldung zuhause zu sein, wenn der Transporter sich nähert.

Aber ich war doch schon zuhause, als das Telefon klingelte. Das war aber nicht 30 Minuten vor Ankunft, sondern als der Transporter bereits vor der Tür stand.

Einerseits schön, dass er schon da war. Andererseits hätte das auch in die Hose gehen können. Ich habe mich wieder auf ein Versprechen verlassen; es war reines Glück, dass ich nicht weiter weg war. Der Transporter hätte wertvolle Zeit verschwendet mit Warten vor der Tür. Eine Verzögerung, die den weiteren Lieferplan mehr aus der Bahn geworfen hätte.

Warum tut man sich das als Spediteur an?

Ende gut?

Mit 3 Stunden Verspätung ist das Sofa nun eingetroffen. Es steht und ist gemütlich. Der Ärger ist schon wieder verraucht. Aber warum musste es dazu kommen?

Wir leben nicht mehr in der Zeit, da Hausfrauen kinderhütend den ganzen Tag daheim verbringen und nur darauf warten, dass die Routine durch Postbote oder Sofalieferung unterbrochen wird. Oder wie auch immer früher die gute alte Zeit so gewesen sein mag.

Wer heute zuhause ist, wird sich die Zeit meistens sehr genau einteilen müssen oder gar Urlaub nehmen. Da tun gebrochene Ergebnisversprechen weh.

Warum also nicht ein Verhaltensversprechen abgeben wie in Variante B beschrieben? Das ist wie „auf Sicht fahren“. Die, die sich für ein „Rendezvous“ annähern, teilen sich ihren Fortschritt mit. So kann jeder auf Verzögerungen des anderen sofort reagieren. Mit den heutigen Kommunikationsmitteln (mehr als SMS wäre ja nicht nötig), sollte das doch ein Kinderspiel sein.

Die Packer waren mit einem Handheld-Device ausgestattet. Das registriert ihren Fortschritt. Es könnte also auch in Echtzeit die Vorhersage über die weiteren Auslieferungen anpassen und melden. Das wäre für mich Digitalisierung, die dem Endkunden Freude macht. Mehr Zuverlässigkeit, weniger Stress.

Aber jetzt genieße ich erstmal das neue Sofa…

 

PS: Übrigens auch interessant: Mein Sofakauf wurde nicht von einem cross-functional Team bearbeitet. Wenn ich jetzt Feedback geben wollte, wem sollte ich das geben? Dem Spediteur? Der sagt sich: „Das ist nicht mein Kunde, den sehe ich nie wieder. Warum sollte ich etwas ändern?“ Oder sollte ich mich an habitat wenden? Die sagen sich: „Wir haben das Geld schon im Sack. Was der Spediteur macht, ist uns egal bzw. darauf haben wir keinen Einfluss.“

Durch Unterbrechung der Wertschöpfungskette vom Ladenbesuch mit Probesitzen bis zur Lieferung steht einer Verbesserung also eine Barriere im Weg.

Veröffentlicht in Allgemein

Mit der Highlander-Aufgabe verlässlicher arbeiten

Grundlage hoher Zuverlässigkeit ist ein systematisches Zeitmanagement. Solange Sie nicht Ihre ultimativ knappe Ressource Zeit 100% im Griff haben, werden Sie immer wieder Schwierigkeiten haben, Versprechen einzuhalten. Dafür brauchen Sie vor allem einen Kalender und eine Aufgabenliste.

Im Kalender orientieren Sie sich mindestens einmal täglich über anstehende Termine. Auch ein Blick auf die Aufgabenliste kann dabei nicht schaden.

Vor allem entnehmen Sie jedoch der Aufgabenliste bei Bedarf eine zu erledigende Aufgabe. „Bei Bedarf“ bedeutet: Wenn Sie eine andere Aufgabe abgeschlossen und wieder Zeit für eine neue haben.

Kalender wie Aufgabenliste sollten Sie stets bei sich führen, um Versprechen sofort einzutragen, wenn Sie sie abgeben. Außerdem wollen Sie vorher mit ihnen prüfen, wie Ihre Auslastung ist. Vorsicht vor Überbuchungen!

Ob Sie einen oder mehrere Kalender bzw. Aufgabenlisten führen, ist eine Frage der persönlichen Arbeitsweise. Hier sehen Sie z.B. einige meiner Aufgabenlisten, die ich in Wunderlist führe.

Unter TODO sammle ich Aufgaben unterschiedlicher Dringlichkeit.

Unmittelbar sind Aufgaben, die ich am selben oder dem nächsten Tag erledigen sollte.

Gelegentliche Aufgaben hingegen sind nicht zeitlich gebunden und erfordern eher höheren Aufwand.

Laufende Aufgaben sind solche, die nicht mit einem Mal (z.B. an einem Tag) abgeschlossen werden können. Anders als gelegentliche sind sie mir jedoch sehr wichtig. Ich möchte sie konsequent voranbringen.

Der Einkaufszettel schließlich enthält stets die Dinge, die ich beim Supermarkt oder in der Stadt kaufen sollte. Wenn in der Küche das Spülmittel leer ist, weiß ich also genau, wo ich sofort für dessen Beschaffung einen Eintrag machen muss.

Aber dasselbe gilt natürlich auch für alles andere, das mir über den Weg läuft. Wenn ich etwas zu Erledigendes wahrnehme, gar jemandem ein Versprechen dazu gebe, dann trage ich es sofort in eine der ersten drei Listen ein.

Für Ideen gibt es dann weitere. Unter Schreiben stehen z.B. einige Listen, in denen ich Einfälle für Texte sammle. Das können Blog- oder Zeitschriftenartikel sein oder auch Übungsaufgaben für Softwareentwickler (Katas), die die Clean Code Developer School veröffentlicht.

Die Qual der Wahl

Mit weniger Systematik geht es nicht. Dennoch gibt es ein Problem. Das entsteht schlicht durch die Sammlung von Aufgaben in einer Liste. Hier die aktuellen Einträge in zweien meiner Aufgabenlisten:

Wenn ich nun z.B. am Nachmittag in meine Aufgaben schaue… dann bin ich überwältigt. So viel zu tun – so wenig Zeit. Natürlich kann ich Aufgaben in den Listen priorisieren: je wichtiger, desto weiter oben stehen sie. Dennoch muss ich mich durch mehrere Listen klicken und sehe zunächst einen ganzen Haufen Unerledigtes.

Das ist demotivierend.

Das erfordert Entscheidungsaufwand.

Aufgabenlisten sind gute Sammelbecken. Sie können sehr einfach etwas in sie hineinkippen, um es nicht zu vergessen.

Doch Aufgabenlisten sind keine guten Werkzeuge, um energievoll und systematisch voranzuschreiten. Denn solange Sie mehrere, gar viele Aufgaben in einer Liste sehen…

  • sinkt Ihnen der Mut,
  • müssen Sie sich zuerst entscheiden (statt schon loszulegen),
  • tendieren Sie zu bequemen Aufgaben.

Das dient alles nicht der verlässlichen Einhaltung von Versprechen.

Die Highlander-Aufgabe

Diese kontraproduktiven Effekte von Aufgabenlisten verschwinden jedoch, wenn Sie anders darauf schauen.

Beim Eintragen einer neuen Aufgabe sollten Sie die ganze Liste sehen. Das ist die Voraussetzung für eine korrekte Priorisierung der Aufgabe.

Wenn Sie allerdings die nächste Aufgabe „ziehen“ wollen… dann schauen Sie nicht auf die ganze Liste! Stattdessen lassen Sie sich lediglich die 1 Aufgabe mit der höchsten Priorität anzeigen. Das ist die Highlander-Aufgabe, denn für sie gilt: „Es kann nur einen geben!“

Sobald Sie priorisieren, ist es ganz natürlich, dass es zu jeder Zeit nur eine wichtigste/dringendste Aufgabe gibt. Die steht am Anfang der Aufgabenliste. Genau die ist zu erledigen, wenn wieder Zeit ist.

Wenn Sie nach einer Aufgabe suchen, werden Sie nicht mehr demotiviert, Sie müssen keine Entscheidung mehr treffen, Sie können sich nichts „in die Tasche lügen“. Sie haben mit der Highlander-Aufgabe schlicht keine Wahl mehr – und das ist gut so.

Wenn Sie anzupackende Aufgabe suchen, dann steht schon fest, welche das ist: die mit der derzeit höchsten Priorität, der Highlander. Die haben Sie beim Eintragen der letzten Aufgabe festgelegt oder bei einer „Pflegerunde“ ihrer Aufgabenliste. Es steht Ihnen ja jederzeit frei, die Einträge in einer Aufgabenliste neu zu priorisieren. Nur sollten die das eben nicht tun, wenn Sie eine neue Aufgabe beginnen wollen. In dem Moment sollte es schnell gehen, damit der innere Schweinehund erst gar keine Gelegenheit bekommt, sich zu rühren.

Mit Wunderlist lege ich mir die Highlander-Aufgabe über die dynamische Liste Wichtig vor:

Für die nächste Aufgabe schaue ich nicht bei Unmittelbar oder Laufend nach, sondern nur bei Wichtig. Damit weiß ich sofort, was ich angehen muss. Unter Wichtig bündelt Wunderlist listenübergreifend alle Aufgaben, deren Sternchen ich angeklickt habe.

Und warum sehen Sie im Bild mehrere Aufgaben? Meine Aufgabenlisten stehen für sehr unterschiedliche Kategorien von Aufgaben. In Unmittelbar sind kürzere, dringende Aufgaben, in Laufend sind es aufwändigere, wichtige. Und Bloggen ist etwas für Zwischendurch zur Entspannung 😉

In diesen Kategorien gibt es jeweils eine Highlander-Aufgabe. Aus der Übersicht wähle ich dann die, die zu meiner aktuellen Situation passt. Die wichtigste Frage dabei: Wie viel Zeit habe ich gerade für eine neue Aufgabe?

Ich treffe bei konkurrierenden Highlandern also eine Wahl nach der Form, nicht nach dem Inhalt. Damit ist sie viel einfacher als eine Wahl bei Ansicht aller Aufgaben.

Wunderlist ist kein perfektes Tool, um mit Highlandern zu arbeiten. So kann ich z.B. eine laufende Aufgabe wie „Katas nach WordPress“ nicht nur für heute abhaken. Sie würde dann ganz aus der Liste verschwinden, obwohl sie morgen ja wieder dran sein könnte als „Langläufer“.

Auch die Kategorisierung als wichtige Aufgaben passt nicht 100%. Eigentlich möchte ich keine Liste mit mehreren Highlandern aus verschiedenen Listen präsentiert bekommen; stattdessen würde ich gern wirklich nur 1 Aufgabe sehen. Erst wenn ich dann z.B. nach Ort oder Aufwand filtere, sollte die wechseln.

Aber nun gut, ich nehme vorlieb mit dem Tool, wie es ist und bastle um Imperfektionen herum. Die Wichtig-Markierung/Liste in dieser Weise zu gebrauchen, ist für mich derzeit gut genug. Das Hauptziel wird recht ordentlich erreicht: Wenn ich eine neue Aufgabe angehen will, dann sehe ich nicht eine oder mehrere umfangreiche Listen, sondern lediglich einen (oder eine kleine Zahl) Highlander.

So fällt es mir viel leichter, meine Versprechen verlässlich abzuarbeiten. Manche sind kurzfristig, manche brauchen dagegen Tage oder Wochen, während derer ich aber nicht ausschließlich an ihnen arbeite.

Bewusstes Multitasking

Wenn Sie genau hinschauen, dann sehen Sie, dass die laufenden Aufgaben alle in Klammern noch einen Zusatz haben, z.B. „(à 3 Katas)“ oder „(à 30 Minuten)“. Damit lege ich den minimalen Aufwand fest, den ich regelmäßig in sie investieren möchte. Das ist sozusagen mein Verhaltensversprechen.

Wenn ich z.B. Katas nach WordPress migriere, dann mache ich das mit mindestens 3 auf einmal. Oder ich scanne mindestens 30 Minuten, wenn ich damit an einem Tag anfange.

So sichere ich einen Fortschritt. Bei den Katas könnte ich zählen, wie viele Tage ich mit diesem minimalen Tagesaufwand brauche. Bei den Alben ist das ungewisser, weil der Scanaufwand sehr unterschiedlich ist. Deshalb lege ich für die Aufgabe auch nicht 1 Album als Tagesaufwand fest, sondern eine Zeitspanne/einen Aufwand.

Da alle laufenden Aufgaben so groß sind, dass ich sie nicht an einem Tag schaffe, gerate ich in ein Multitasking. Es gibt mehrere laufende Aufgaben, die offen sind und jeden Tag vorangebracht werden wollen.

Das ist nicht zu vermeiden, das mache ich also ganz bewusst. Und zwischen die laufenden Aufgaben streue ich unmittelbare. Oder umgekehrt: Ich arbeite pro Tag vor allem unmittelbare Aufgaben ab – und ab und an streue ich laufende Aufgaben dazwischen.

In jedem Fall kommen Aufgaben aus beiden Kategorien voran. Die Markierung als Highlander sichert dabei zu, dass ich keine Zeit mit Auswahl verschwende oder mir in die Tasche lüge, wenn ich zur nächsten Aufgabe wechsel.

Die Konzentration auf Highlander kann ich nur empfehlen. Klarheit und Fokus und Effizienz bei der Erfüllung von Versprechen werden befördert.

Veröffentlicht in Allgemein

Auf mein Wort kann man sich verlassen

„Ich bringe nicht viel zustande, aber auf mein Wort kann man sich verlassen.“ – dieser Satz aus Figur Cole aus der Serie The Affair hat mich neulich berührt und nachdenklich gemacht.

Berührt hat er mich, weil Cole damit verzweifelten Ausdruck seiner Desillusionierung gibt. So viel, was für ihn richtig und gewiss erschien, rinnt ihm durch die Finger. Ihm ist klar geworden, dass er nicht im Griff hat, was er erreichen und gut machen wollte. Er ist nicht der Macher, der er sein möchte oder meint, sein zu sollen, sondern treibt auch nur auf Schicksalswellen.

Und mit diesem Satz nähert er sich seiner Freundin wieder an, die er zuvor aus all seiner Anspannung heraus verprellt hatte. Er öffnet sich ihr, zeigt sich als unsicher und bedürftig. Sein Ergebnisversprechen: Er wird sie nie wieder so verletzen, wie er es getan hat. Dass sie darauf vertrauen können, würden alle bestätigen, die er kenne. Er halte wenigstens sein Versprechen.

Die Tragik, die auch in diesem Bemühen steckt, hat mich einfach berührt. Ich finde, Joshua Jackson spielt Cole überzeugend.

Besonders angesprungen bin ich in dem Satz natürlich auf die Verlässlichkeit. Cole gibt ein Versprechen in Bezug auf seine Versprechen ab. Er betont, dass er zumindest verlässlich sei, wenn er sonst schon sein Leben nicht voll im Griff hat.

Ist das aber kein Widerspruch? Ist „nicht viel zustande bringen“ nicht das Gegenteil von „auf mein Wort kann man sich verlassen“? Nein, nicht solange er keine Ergebnisversprechen abgibt für Dinge, die er zustande bringen will.

Er hat es z.B. nicht geschafft, nach dem Tod seines Sohnes, seine Ehe zu erhalten. Dazu hatte er allerdings auch kein Ergebnisversprechen, sondern nur ein Verhaltensversprechen gegeben. Und dieses Verhaltensversprechen hat er tatsächlich eingehalten – leider nicht mit dem gewünschten Ergebnis. Bei aller Investition seinerseits in die Ehe gab es keine Garantie, dass das ausreichen würde. Es gehören zwei dazu, die es wollen.

So kann sich Cole als gescheitert und doch verlässlich empfinden.

Das finde ich sehr klar, sehr bewusst. Denn geht es uns nicht allen so? Können wir überhaupt in größeren Dingen etwas anderes in Aussicht stellen?

Ich glaube, mit seinem Satz hat Cole ausgesprochen, was wir realistisch von einander erwarten können und sollten.

Ob wir im Leben „etwas zustande bringen“, können wir nicht versprechen. Nicht anderen Menschen, nicht uns selbst sollten wir etwas anderes vormachen.

Doch wir können Verlässlichkeit versprechen. Das heißt, wir können versprechen, uns unserer Mitmenschen bewusst zu sein und sie respektvoll zu behandeln, insbesondere wenn sie uns um etwas bitten. Wenn andere sich auf uns verlassen, dann gilt es. Dann sollten wir ehrlich und realistisch sein in dem, was wir versprechen. Dann sollten wir konsequent im Rahmen unserer Versprechen handeln.

Das ist für mich die Basis von Gemeinschaft. So kann Vertrauen wachsen.

Cole mag seine Ehe nicht erhalten haben, er mag gescheitert sein bei der Führung der elterlichen Ranch, vielleicht schafft er auch nicht, sich aus seiner Verzweiflung herauszuarbeiten. Dennoch kann er seinen Mitmenschen und insbesondere seiner Freundin ein verlässliches Gegenüber sein.

Das zu erkennen und sich darum zu bemühen, finde ich wichtig und auch menschlich.

Veröffentlicht in Allgemein