Versprechen, aber richtig

Wie soll das funktionieren „100%ige Zuverlässigkeit“? Es ist ganz simpel: Versprechen Sie nur noch, was Sie auch halten können.

Wenn das nur wenig ist, dann versprechen Sie nur noch dieses Wenige. Aber auch wenn hier und da tatsächlich weniger versprochen werden sollte, geht es nicht darum, mit dem Versprechen aufzuhören. Im Gegenteil! Zusammenarbeit und Zusammenleben werden umso besser, je mehr wir uns versprechen. Aber natürlich nur, wenn wir diese Versprechen auch verlässlich halten. Es geht um die Qualität von Versprechen, nicht um die Quantität.

Dabei hilft zu verstehen, was man versprechen kann. Versprechen kann man lernen. Es ist ein Handwerk. Joakim Holm nennt das prägnant Promise like a pro – Versprechen wie ein Profi – und hat damit maßgeblich zu ich-verspreche.org motiviert.

Gültige Versprechen

Sie können nur versprechen, was Sie unter Ihrer Kontrolle haben. Sie können nur für sich versprechen. Versprechen sind Verantwortung, die übernommen wird.

Verantwortung lässt sich nicht übertragen. Sie können zwar jemandem Verantwortung anbieten. Doch die muss bewusst übernommen werden. Insofern können Sie für niemanden außer sich selbst etwas versprechen.

Nur Versprechen, deren Einhaltung Sie selbst in der Hand haben, sind gültig.

Sie können allerdings das Versprechen eines Dritten übermitteln. Und Sie können das, was jemand Ihnen versprochen hat, zu Ihrem eigenen Versprechen machen, wenn Sie Einfluss auf dessen Einhaltung durch denjenigen haben, der es Ihnen gegeben hat.

Versprechen, die in Ihrem Namen und über Ihren Kopf hinweg gemacht wurden, d.h. ohne zuerst von Ihnen die Übernahme der Verantwortung dafür zu erbitten, sind jedoch ungültig. Holm nennt sie unangemessen (unsuitable) oder gar zerstörerisch (destructive).

Die Einhaltung von ungültigen Versprechen ist hochgradig unsicher. Sie gefährden das Ziel 100% Zuverlässigkeit.

Gehen Sie ungültige Versprechen nicht nachträglich ein, wenn Sie von ihnen erfahren. Seien Sie sensibel für ungültige Versprechen, wenn Ihnen jemand etwas verspricht.

Arten von Versprechen

Warum ist es so schwer, manche Versprechen einzuhalten, auch gültige? Weil wir leichtfertig versprechen. Denn selbst wenn wir grundsätzlich die Erfüllung selbst in der Hand haben, fehlt uns etwas zur verlässlichen Erfüllung. Um das besser zu verstehen, hilft es, genau hinzuschauen, was überhaupt versprochen werden kann.

Wir können nämlich Ergebnisse oder Verhalten versprechen. Und das macht einen großen Unterschied.

Ergebnisversprechen

Ergebnisversprechen beziehen sich auf einen gewünschten Zustand. Irgendetwas soll zu einem bestimmten Zeitpunkt oder für einen bestimmten Betrag in gewisser Weise sein. Ein Ergebnisversprechen verbindet einen Zustand mit einem Budget.

Beispiele:

  • „Die Reparatur wird 100€ kosten.“ (lies: „Ich verspreche, die Reparatur für 100€ auszuführen.“); Zustand: repariertes Gerät, Budget: 100€.
  • „Die Waren werden morgen um 12:00h geliefert.“ (lies: „Ich verspreche, die Waren bis morgen 12:00h zu liefern.“); Zustand: Ware in den Händen, Budget: z.B. 24 Stunden.
  • Eine Email-Adresse auf einer Visitenkarte. (lies: „Ich verspreche, deine Emails innerhalb einer angemessenen Zeitspanne beantwortet zu haben.“); Zustand: Antwort-Email in der Inbox, Budget: heute sind 24h als üblich anzusehen.
  • „Mein Bericht wird alle Ihre Fragen beantworten.“ (lies: „Ich verspreche, jede Ihrer Fragen im Bericht zu beantworten“); Zustand: Bericht mit beantworteten Frage, Budget: nicht genannt.

Der versprochene Zustand ist bei Ergebnisversprechen meist recht klar gefasst. Das Budget hingegen ist manchmal einiger Interpretation überlassen und somit missverständlich.

Solche Ergebnisversprechen sind ganz normal. Sie lassen sich nicht vermeiden; das ist auch nicht anzustreben für 100%ige Zuverlässigkeit. Allerdings müssen Sie sich bewusst sein, dass Ergebnisversprechen sehr risikobehaftet sind. Das Risiko, sie nicht zu erfüllen, wächst mit Ihrer Unsicherheit. Oder umgekehrt:

Gehen Sie Ergebnisversprechen nur ein, wenn Sie mit der Herstellung des gewünschten Zustands große Erfahrung haben.

Nur wenn Sie das Ergebnis mit der Sicherheit eines meisterlichen Handwerkers herstellen können, wenn Sie quasi das Ergebnis nur reproduzieren müssen, weil sie das Selbe oder zumindest sehr Ähnliches schon oft getan haben, nur dann können sie nämlich hinreichend genau abschätzen, ob das zur Verfügung stehende Budget ausreicht.

„Hinreichend genau“ bedeutet, dass sowohl Sie wie auch der, der von Ihnen das Versprechen erbittet, dieselbe Vorstellung von akzeptablen Abweichungen haben. Ohne weitere Absprache in dieser Hinsicht sind womöglich 5% Abweichung hinnehmbar – vielleicht aber auch nicht. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie nach.

Ergebnisse zu versprechen ist risikobehaftet, weil die Umstände ihrer Herstellung genau kontrolliert werden müssen. Geschieht das nicht, bewegen Sie sich außerhalb Ihres Erfahrungshorizonts. Sie verlassen den „handwerklichen Modus“.

Aus diesem Grund werden in Budgets Puffer eingerechnet. Das ist ein legitimes, ja, ein unvermeidbares Mittel. Doch Sie müssen sich darüber im Klaren sein: Puffer tendieren sehr stark dazu, ausgeschöpft zu werden (Parkinsons Gesetz). Das bedeutet, das Budget wird höher als vielleicht wirklich nötig angesetzt, aber das findet man nie heraus, weil es gewöhnlich keinen Anreiz zu einer Unterschreitung des Budgets gibt.

Hinzu kommt, dass selbst Puffer oft nicht ausreichen, weil die Sicherheit in der eigenen reproduzierenden Fähigkeit überschätzt und Unwägbarkeiten der Herstellung oder in der Umwelt unterschätzt werden.

Das gesagt können Sie natürlich Ergebnisversprechen eingehen. Nur seien Sie sich dessen sehr, sehr bewusst. Besser ist, Sie entkoppeln einen gewünschten Zustand von einem Budget. Das dient der Qualität, in der sie das Ergebnis herstellen, und vermeidet Stress.

Verhaltensverprechen

Wir kommen ohne Versprechen nicht aus. Wir brauchen andere Menschen mit ihren Leistungen für unser Leben. Auf die müssen wir uns verlassen können. Aber was, wenn es so schwer ist, Ergebnisse zu versprechen?

Viel leichter als ein Ergebnisversprechen abzugeben, ist es, Verhalten zu versprechen. Verhaltensversprechen verbinden eine Tätigkeit mit Ressourcen.

Ressourcen sind die, die das Verhalten erbringen (z.B. Menschen, Maschinen), aber vor allem geht es um die ultimativ knappe Ressource: Zeit.

Beispiele:

  • „Ich werde 2 Personen an die Reparatur setzen.“; Verhalten: reparieren, Ressourcen: 2 Personen.
  • „Ich werde heute 2 Stunden an dem Bericht arbeiten.“; Verhalten: Bericht erarbeiten, Ressourcen: 1 Person, 2 Stunden.
  • „Wir werden uns ab morgen voll auf die Aufgabe konzentrieren.“; Verhalten: Aufgabe bearbeiten, Ressourcen: ungenaue Personenanzahl, ungenauer Zeitaufwand.
  • „Ich bemühe mich, den Rasen bis morgen Abend zu mähen.“; die ist kein Verhaltensversprechen, sondern ein Ergebnisversprechen, auch wenn eine Tätigkeit im Vordergrund steht, denn letztlich geht es um den Zustand „gemähter Rasen“.

Verhaltensversprechen stehen natürlich auch im Dienst eines Zielzustands. Doch es wird nicht versprochen, den mit einem gewissen Budget zu erreichen. Stattdessen werden Ressourcen in einem gewissen Maß aufgewandt – mit ungewissem Ausgang.

Es gibt keine Garantie, dass der obige Bericht mit den Ressourcen (1 Person, 2 Stunden) fertiggestellt werden kann. Es gibt auch keine Aussage darüber, wann die obige Aufgabe mit scheinbar 100% der verfügbaren Personen und 100% deren Zeit erledigt sein wird.

Aber genau das ist gewollt! Denn es lässt sich viel leichter die Beschäftigung einer Ressource versprechen als die Einhaltung eines Budgets. Das mag dem, der ein Ergebnis sehen will, nicht schmecken. Doch es ist ehrlich.

Zuverlässigkeit übertrumpft Vorhersagbarkeit.

Schaut man genauer hin, ist jedoch auch ein Verhaltensversprechen ein Ergebnisversprechen. Allerdings bezieht es sich nicht auf das für den Empfänger relevante Ergebnis. Ein Verhaltensversprechen erfordert vielmehr meisterlichen Umgang mit den Ressourcen, d.h. vor allem der Zeit. Es ist sozusagen ein Ergebnisversprechen in Bezug auf den Kalender. Wer „heute 2 Stunden“ oder „ab morgen voll“ verspricht, der verspricht, einen Zustand im Kalender herzustellen.

Damit wird Zeitmanagement zur fundamentalen Kompetenz!

Gehen Sie Verhaltensversprechen nur ein, wenn Sie der Herr über Ihre Zeit sind.

Sie müssen Ihren Kalender im Griff haben. Sie brauchen Transparenz, welche Verhaltensversprechen Sie mit welchem Anteil Ihrer Zeit abgegeben haben. Daran führt nichts vorbei, wenn Sie 100%ige Zuverlässigkeit anstreben.

Daraus kann auch folgen, dass Sie lernen müssen, Nein zu sagen. Nein zu neuen Versprechen, die man Ihnen abringen will. Denn wenn Ihre Zeitressource schon komplett in Versprechen gebunden ist, können Sie weitere nicht eingehen. Sie würden gegebene brechen, weil sie sie um Zeit berauben würden.


Sie sehen, 100%ige Zuverlässigkeit ist simpel. Die Regeln sind klar. Machen Sie also mit und versprechen Sie 100%ige Zuverlässigkeit. Für mehr Vertrauen, für weniger Stress, für größere Effizienz.

Oder haben Sie noch Fragen? Dann schauen Sie auf der FAQ-Seite vorbei…